وظایف روابط عمومی ها

مهمترين وظيفه روابط عمومى برقرارى ارتباط در داخل و خارج از سازمان با مخاطبان انبوه و متفاوت است؛ در اجراى اين وظيفه واحدهاى روابط عمومى با استفاده از ابزارهاى مختلف اقدام به برقرارى ارتباط مى كنند، اما اگر اين عملكرد به نحو علمى و كارشناسى ارزيابى شود ، اثربخشى همه اين فعاليت ها با ترديد مواجه است چرا كه به عناصر ارتباطى در فراگرد انتقال پيام توجه كافى نشده است. ارتباط به هر شكلى كه برقرار شود، حداقل ۳ عنصر را درخود دارد. فرستنده (منبع)، پيام، گيرنده (مخاطب). هر سه عنصر ويژگى هايى دارد كه اگر موردتوجه قرار نگيرد به عنوان موانع ارتباط از اثربخشى آن مى كاهد به نحوى كه در بسيارى موارد، اثربخشى يك پيام به صفر مى رسد. در اين فرصت ويژگى هاى يكى از سه عنصر يادشده يعنى «مخاطب» به طور خلاصه تشريح مى شود.
2- تعريف مخاطب
از مخاطب تعاريف متعددى شده است كه ما به عنوان روابط عمومى بايد با توجه به وظايف و رسالت خود، تعريف خاصى از مخاطب داشته باشيم كه در ادامه به آن اشاره مى شود:
§ مخاطب كسى است كه داوطلبانه به محتوى يا رسانه معينى روى مى آورد.
§ اما از نظر روابط عمومى، مخاطب گروهى از افراد است كه ارتباط گر مى خواهد به آنان دسترسى داشته باشد و با آن ارتباط برقرار كند.
از آنجا كه دسترسى روابط عمومى به مخاطب آسان نيست، مخاطب از جنبه هاى ديگر نيز تعريف شده است.
§ مخاطب سرسخت: مخاطبانى كه از پذيرفتن آنچه ارتباط جمعى و ساير فرستنده ها براى او مى فرستند اكراه دارد.
§ تعريف مخاطب از مخاطب: افراد ممكن است صرفاً به دليل اين كه به پيام خاصى توجه مى كنند خود را مخاطب بدانند، از نظر ديگر مخاطب به عنوان گيرنده و مخاطب به آفريننده با توجه به نقشى كه در فرايند ارتباطى دارد تعريف مى شود. اما ما به عنوان روابط عمومى مخاطب را كسى مى دانيم كه قصد داريم پيام هاى سازمان يا دستگاهى را كه در آن كار مى كنيم به او منتقل كنيم.
3- چرا مردم مخاطب رسانه ها مى شوند
دلايل متعددى براى مخاطب شدن از جانب مردم وجوددارد، به عبارتى مردم به دلايل زير از رسانه ها استفاده مى كنند:
§ تفريح و سرگرمى و شادى هاى عاطفى
§ نيازهاى اطلاعاتى و شناختى
§ نيازهاى اجتماعى، هويت و گفت و گو با ديگران
§ نيازهاى غيراجتماعى
§ نيازهاى مربوط به خود رسانه ها، مثل زمانى كه تبليغات پخش مى شود.
4- شناخت مخاطب
همان طور كه گفته شد، ارتباط مؤثر زمانى برقرار مى شود كه پيام فرستنده، متناسب با ويژگى هاى مخاطب طراحى شود. براين اساس، برنامه ريزان ارتباطى - روابط عمومى - بايد دسته بندى درستى از مخاطبان داشته باشند، ويژگى هاى آنان را بدانند و در زمان و مكان مناسب، پيام متناسب را براى او ارسال نمايند.
با توجه به دسته بندى مخاطبان از جهات مختلف، مدل كاربردى شناخت مخاطب در دو قلمرو كلى تقسيم بندى مى شود:
الف ـ عوامل مربوط به مخاطب
1. پس زمينه و محيط اجتماعى ، به ويژه طبقه اجتماعى ، تحصيلات مذهب، فرهنگ سياست، محيط خانوادگى و...
2. مشخصه هاى فردى شامل : سن، جنس، شغل ، درآمد، شيوه زندگى و...
3. سليقه ها، نگرش ها، رفتارها
4. عادت هاى عمومى مربوط به استفاده از رسانه در اوقات فراغت
5. آگاهى به گزينه هاى موجود، مخاطب در مورد چه برنامه اى فعال است.
6. زمينه استفاده از رسانه، دسترسى به رسانه ها
ب ـ عوامل مربوط به رسانه ها
1. سيستم رسانه اى
2. ساختار و تداركات رسانه اى
3. گزينه هاى محتوايى قابل دسترسى
4. اشتهار رسانه ها
5. زمانبندى و نحوه ارائه پيام
5- دسته بندى مخاطبان
5-1- بر مبناى ويژگى هاى جمعيت شناسى
سن، جنس، شغل، اندازه خانواده، موقعيت فرد در چرخه حيات خانوادگى، درآمد،آموزش، موقعيت جغرافيايى، مذهب، نژاد و مليت ويژگى هاى جمعيت شناسى مخاطب را دربرمى گيرد. فرستنده در طراحى پيام با هدف معين بايد به اين ويژگى ها توجه داشته باشد. به عنوان مثال، تحقيقات نشان داده است زنان مضطرب با ديدن مسابقه ها و نمايش هاى متنوع به آرامش مى رسند، حال آن كه مردان مضطرب با ديدن برنامه هاى خشن و پربرخورد ارضا مى شوند.
5-2- بر حسب باورها
مردم، بسته به تجربه ها، تأثيرات محيط، باورهاى ذهنى و... دنيا را به شكل هاى گوناگون درك مى كنند. يك پديده ممكن است نزد اشخاص و گروه هاى مختلف معانى متفاوت داشته باشد. مثلاً در تبليغ يا اطلاع رسانى در زمينه بهبود غذا و تغذيه گروهى از مخاطبان برايشان زنده ماندن مهم است، اما در مقابل براى گروه ديگر «سالم ماندن» مى تواند پيام مناسبى باشد.
5-3- براساس نگرش ها
وقتى پيام براى گروه موافق و مخالف فرستاده مى شود، نمى تواند يكسان باشد. هميشه پيامى كه براى مخالفان يك تفكر ارسال مى شود بايد قادر باشد به «چرايى» پاسخ دهد، حال آنكه پيام موافقان فقط بايد توضيحاتى درباره اهداف و برنامه ها باشد.
معمولاً در جريان انتخابات، برخورد با موضوع هاى اجتماعى، معرفى كالا يا خدمات و اعلام عملكرد يك دستگاه يا سازمان، سه گروه حاميان، مخالفان و بى طرفان از هم تفكيك مى شوند كه محتوى، رسانه و ويژگى پيام براى هر يك از اين گروه ها بايد متفاوت باشد. اصولاً هزينه پيام رسانى براى موافقان به نسبت مخالفان بسيار پائين است.
5-۴- براساس رفتار
رفتار مخاطبان در ويژگى هاى پيام مؤثر است. پيامى كه براى سيگارى ها تهيه مى شود با پيام براى غير سيگارى ها نمى تواند يكسان باشد. همين طور پيامى كه براى نيازمندان طراحى مى شود ويژگيها، ساخت و عناصر متفاوتى نسبت به پيامى كه براى ثروتمندان طراحى شده، دارد.
5-۵- براساس دسترسى
يكى از مشكلات روابط عمومى ها و اصولاً فرستنده ها اين است كه هميشه پيام را براى كسانى مى فرستند كه اولاً دسترسى به آنان آسان تر است و ثانياً ارسال پيام براى آنان هزينه زيادى ندارد.
به عنوان مثال، اگر در يك روابط عمومى كتاب عملكرد چاپ شود، براى نمايندگان مجلس ارسال مى شود، حال آن كه اين نماينده قبلاً از طريق روزنامه، ديدار با وزير، بولتن هاى محرمانه، اينترنت، گزارش هاى ويژه و... با عملكرد آن سازمان آشناست. در مقابل براى گروه هاى بسيارى از جامعه كه مخاطب واقعى روابط عمومى هستند؛ پيامى فرستاده نمى شود. بنابراين لازم است، مخاطبان را براساس هزينه منابعى كه براى دسترسى به آنان ضرورى است تقسيم كنيم و پيام را نه براساس اصل دسترسى آسان ، بلكه به هركس كه لازم بود بدهيم.
در همين زمينه اورت راجرز مى گويد: بسيارى از آنان كه به اخبار و اطلاعات نيازمندترند ديرتر به اطلاعات دسترسى پيدا مى كنند. مثلاً درمورد تنظيم خانواده، اخبار و اطلاعات به كسى مى رسد كه همه نوع امكانات را دراختيار دارد و حتى قادر است تعداد زيادى را اداره كند.
5-۶ ـ بر مبناى مراحل فراگرد
براساس نظريه اشاعه «اورت راجرز» مراحل پذيرش يك ايده ـ پيام، به شرح زير است: آگاهى، اقناع، تصميم، اجرا و تثبيت. بنابراين نياز مخاطب در شرايط مختلف پذيرش يك پيام متفاوت است. در مرحله آگاهى دادن بايد اطلاعاتى داده شودكه كاملاً با مرحله اجرا يا تثبيت فرق كند.
5-۷ـ براساس منابع درآمدى
اين تقسيم بندى ،مخاطبان را بر اساس ميزان درآمد و منابع اقتصادى مورد توجه قرار مى دهد. همواره در موضوع رعايت مسائل بهداشتى ، متقاعد كردن مردم فقير سخت تر از مردم متوسط و ثروتمند هست. اقناع مردم كم درآمد به خريد لوازم و وسايل گران قيمت غيرممكن است. حتى اگر آن وسايل موجب آسايش و راحتى او مى شود. لذا در طراحى يك پيام با هدف مشابه، اما براى مخاطبان با درآمدمتفاوت نبايد يكسان باشد.
5-۸ ـ براساس استفاده از رسانه ها
گاهى اوقات در طراحى و ارسال پيام، رسانه، نه خودمخاطب مورد دسته بندى قرار مى گيرد . ارتباط گر (فرستنده) ممكن است به دلايل مختلف مجبور باشد از رسانه خاص استفاده كند، لذا مى توان مخاطبان را به شرح زير تقسيم بندى كرد: خواننده روزنامه كثيرالانتشار ، خواننده روزنامه محلى، شنونده راديو ، بيننده تلويزيون، همين طور مى توان گروهها را با پيام و رسانه ها تطبيق كرد: گروه سيگارى كوچك با روزنامه محلى، يا خريداران شير با برنامه ۸ تا ۹ صبح راديو ، يا طرفداران برنامه هاى علمى در برنامه ۹ شب تلويزيون، بنابراين دراين دسته بندى پيام با رسانه تطبيق مى شود.
5-۹ ـ براساس موضوع و ارتباط
به دنبال اين دسته بندى هشتگانه، براساس نظر «گروينگ وهانت» ويژگى افراد و گروهها در برخورد با پيام هاى سازمان هاى مختلف، يك روش ديگر بسته بندى مخاطبان بوده و مى توان در طراحى پيام به آن توجه كرد. ۴ گروه از هم قابل تمايز است:
1. همگان هاى تمام مسائل، گروهى از مردم در همه جا فعالند. پس هر نوع پيامى را بايد براى آنان ارسال كرد.
2. همگان هاى بى تفاوت. برخلاف گروه قبلى در همه جا ارتباط ناچيزى برقرار مى كنند.
3. همگان هاى تك مسأله ،گروهى كه فقط يك مسأله دارند، اقتصادى، فرهنگى يا سياسى. بنابراين بايد پيام را با ويژگى آنان تهيه و ارسال كرد.
4. همگان هاى ناگزير و درگير. در جايى كه اكثريت جامعه در هر شرايطى درگيرند و به ناچار زير پوشش پيام هاى ارتباطى قرار گرفته اند.
5-۱۰ ـ براساس قوميت و استفاده از رسانه ها
در كشورهاى مختلف با توجه به قوميت ها، توجه خاصى به رسانه هاى محلى مى شود و اصولاً اقليت ها كمتر به رسانه هاى ملى كشورشان توجه مى كنند. در مورد موسيقى، تفاوت بين قوميت ها بالاست. بنابراين يك برنامه ريز ارتباطى دراين شرايط بايد با توجه به اين اصل ، رسانه مناسب ارسال پيام خود را انتخاب كند

نقش ارتباطات و داشتن ویژگی های روابط عمومی در جذب مشتری

انسان دیگر پیچ و مهره قلمداد نمی­شود و زر و زور بازاری ندارد تنها راه پذیرش دیگران به عنوان انسانی عقلانی با احساسات انسانی است . اقدام به اندیشه و احساس او و ارائه اطلاعات صحیح و صادقانه و اقناع و جلب مشارکت افراد موجب بالندگی فرد و سازمان می­شود.
اگر سازمانی به بقای خویش در سرزمینی می­اندیشد باید فراتر از فلسفه وجودی خود را ببیند . به مثابه یک شهروند باید به نست به سرنوشت محیط احساس مسئولیت کند. به پاکی آب و هوا بی اندیشد و نسبت به گسترش امکانات شهری همت کند والا بیگانه ای در وطن خواهد بود و سوء ظن آحاد جامعه را برخواهد انگیخت . سوء­ظنی که استمرار حیات سازمان ما را به خطر خواهد انداخت .
از مهم ترین مهارت­­ ها در فرآیند کسب و کار ، ارتباطات و فعالیت تشویقی و ترغیبی است . ارتباطـات واژه گسترده­ای است که به صورت برنامه­ریزی شده و یا برنامه­ریزی نشده اتفاق افتد. شرکـت­ها نیاز به هم­ نوا کردن مجموعه با ثبات از کارکنان ، تسهیلات و فعالیت­های خود جهت عرضه معنی نام تجاری شرکت ، قبول آن به مخاطبین مختلف دارند. نیازهای مشتری با شدت و سرعت هر چه تمام تر در حال تغییر است و فقط با نظام ارتباطی صحیح می­توان به موقع در قبال تغییر واکنش مفید نشان داد و پاسخ­گویی صحیح به این تغییرات محیطی رمز ماندگاری و ادامه حیات سازمان­هاست .
واقعیت این است که انسان ، ناشناخته­ترین موجود است با وجود اینکه ما همه انسان هستیم ولی در تمایلات ، رفتار ، خواست­ها ، نیازها و انگیزه­ها و انگیزه­ها با هم بسیار متفاوتیم . انسان ها ضمن آنکه یک مجموعه­اند و مجموعه بشری را شکل می­دهند ، در عین حال در قالب فرد، گروه ، دسته و جوامع از یکدیگر متمایزند .
این تفاوت­ها و نیازها وقتی اهمیت دو چندان پیدا می­کند که ما وظیفه تعامل یا تناقضات و پاسخ­گویی به نیازها را بر عهده می­گیریم و این انسان­ها­ی متمایز در جایگاه مشتریان ما قرار می­گیرند . کارگزار ارتباطی باید اصل اولیه را بپذیرد که هر انسانی شخصیتی منحصر به فرد دارد و علائق ، خواست ها و تمایلات خاص خود را دارد. دومین اصل این است که کارگزار ارتباطی باید به سرعت و دقت شخصیت مخاطب خود را بشناسد ، فرهنگ او چیست ، از چه چیزی خوشش می­آید از چه چیزی متنفر است ، دوست و دشمن او کیست و چه چیزی برای او برانگیزاننده و چه عاملی برای او بازدارنده است .
طبیعتا ارتباطی زمانی می­تواند پایدار باشد که سود متقابل در آن باشد یعنی هر دو طرف در استمرار این فرآیند احساس آرامش ، امنیت رشد و برنده شدن داشته باشد .
در مجموع دوستی­های پایدار و موفق ، روابط خانوادگی گـرم و موفقیت­های تحصیلی و شغلی و در نهایت جذب مشتری به مهارت­های ارتباطی ما بستگی دارد به طوری که زیر بنا و شالوده موفقیت در جذب مشتری برقراری ارتباط مناسب است .
انواع ارتباطات :
ارتباط به طور کلی بر دو نوع است :
1- ارتباطات کلامی 2- ارتباطات غیر کلامی .
ارتباطات کلامی ، مجموعه روابطی است که از طریق سخن گفتن و گفت و گو حاصل می­شود . برای این که در شغـل خود موفق شویم و بتوانیم در جذب مشتری توفیق حاصل کنیم باید از کلمات به دقت استفاده کنیم هر کلمه­ای احساسات ، عواطف خاص و عمـلکرد متفاوتی را در افراد بر می­انگیزد . اگر کلمات در جا و مکان مناسب خود به کار برده شوند، سریع تر بر افراد تاثیر می­گذارند ، لذا در هنگام مواجهه با مشتری ، از کلمات منفی نمی­توانم ، غیر ممکن است ، بعید است ، هرگز و .... نباید استفاده کرد . ما باید از نیروی کلمات و تاثیری که در دیگران دارند، آگاهی داشته باشیم . بیشتر از کلمات و جملات مثبت و انرژی­زا استفاده نماییم .

ارتباطات غیر کلامی ، کلیه پیام­هـایی است که افراد علاوه بر خود کلام ، آنـها را نیز مبادلـه می­کنند طرز ایستادن ، راه رفتن ، حالات چهره ، صدا لباس پوشیدن و.... جملگی نشانه های ارتباطات غیر کلامی هستند. بنـابراین توجه به کلیه موارد فوق می­تواند در نحوه ارتباط با مشـتری و جذب وی مؤثر واقع شود. مشتری در بدو ورود به محل کارما ، با دیدن نشانه­های غیر کلامی در مورد شخصیت ما قضاوت می­کند . بنابراین تلاش مبتنی بر ایجاد شخصیتی مثبت در ذهن مشتری از ضـروری ترین کارهاست که هـرکارمند مشتری مدار باید انجام دهد.
در مجموع ، کلام 7در صد لحن و طنین 38 درصد و حرکـات ( که ارتباطـات غیر کلامی در آن دخیل هستند ) 55 درصد از اطلاعـات را منتقل می­کنند .
نگرش مثبت و تاثیر آن در جذب مشتری :
- اولین وضعیت ، زمانی رخ می­دهـد که فرد بر این باور است که خود او و فرد مقابلش دوست داشتنی و قابل پذیرش نیستند .
- دومین وضعیت ، زمانی رخ می­دهد که فرد تصور می­کند دوست داشتنی و پذیرفتنی است ولی فرد مقابل او از چنین ویزگی هایی برخوردار نیست .
- وضعیت سوم ، می­توان گفت که فرد تصور می­کند که وضعیتی دوست داشتنی و پذیرفتنی ندارد ، اما مقابل او از وضعیت دوست داشتنی و پذیرفتنی برخوردار است .
- در وضعیت آخر که مهم­ترین وضعیت است ، فرد مورد نظر چنین احساس می­کند که خود پذیرفتنی و دوست داشتنی است و در مقابل خویش فرد دیگری را می­بیـند که او نیز پذیرفتـنی و دوست داشتنی است .
منظور از نگرش مثبت همین وضعیت آخر اسـت یعنی نیمه پر لیوان را دیدن ، نگرش مثبت از این احساس نشأت می­گیرد که انسان برای خودش ارزش قائل است و دیگران را هم ارزشمند می­پندارد ، خود فرد اعتماد به نفس دارد و به خلاقیت ­های خویش معترف است و همین احساس مطلوب را به فرد مقابل یا مشتری منتقل می­کند .
- برخورد خوب ، لبخند و داشتن حس اعتماد به نفس از شاخصه­های مثبت نگری در هر فرد است . داشتن نگرش مثبت حس احترام مشتری را به شما بر­می انگیزد و او را از خرید خود راضی و خشنود می­سازد . شما با نگرش مثبت توانسته­­اید در مشتری احساس مثبت ایجاد کنید.
مهارت ارتباطی گوش دادن و تأثیر آن در جذب مشتری:
گوش دادن مهارتـی است که ما هر روز از آن استفاده می­کنیم . شنیدن با گوش دادن فرق دارد .شنیدن تنها بخشی از فرایند گوش دادن اسـت یعنی شامل دریافـت یک پیام از طریق کانال­های حسی می­شود . در حال که گوش دادن فرایند دریافت ، درک ، توجه ، معنا گذاری و پاسخ­گـویی توسط شنونده است .
جهت گوش دادن نکات زیر الزامی است :
· بپذیریم که هم فرستده و دریافت کننده ، در برقراری ارتباط مؤثر به یک اندازه نقش و سهم دارد. پس هر دو باید برای برقراری ارتباط تلاش کنند.
· در ارتباط با طرف مقابل (مشتری) سریع قضاوت نکنیم بلکه اجازه دهیم مشـتری حرف­های خود را بزند و از پیـش­داوری پرهیز کنیم .
· صبور باشیم و از قطع کلام مـشتری بپرهیزیم و نسبت به سخنـان او بی­توجه نباشیم .
· در هنگام گوش دادن احساساتی نشویم ، عواطف خود را کنترل کنیم و دچار خشم و نفرت و...نشویم .
· طرز صحیح نشـستن یا ایستاده در فرایند گوش دادن مؤثر است پس در هنگام سخن گفـتن با مشـتری در بهترین وضعیت قرار گیریم .
· عواملی که باعث حواس پرتی می­شوند را کنترل کنیم و در هنگام سخن گفتن مشتری ، با تلـفن یا شخص دیگری صحبت نکنیم .
· دقـیق و کامل به سخنان مشتری گوش دهیم .
· شنونده فعـال باشم ، یعنی با علاقه گوش کنـیم و در صورت لزوم سؤال کنیم .
2- ارائه شخصیت جذاب و نقش آن در مشتری گرایی :
بروز برخی ویژگـی­های شخصیتی، می­تواند در ایجاد ارتباط موفق ما را یـاری دهد . برای ارائه شخصـیتی جذاب و دوست داشتنی ، داشتن ویژگی­های زیر لازم است :
· آراسـتگی ظاهر: مرتب ، تمیز و در عین حال سـاده لباس بپوشیم تا مشـتری با ما احساس صمیمیت بکـند .
· ارائه توضیحـات مفید و سکوت در صـورت لزوم : بعد از این که توضیـحات لازم و مفید را به مشتری ارائه دادیم ، سکوت اختیار کنیم ، در امر فروش صحبت کنیم و از بلند صحبت کردن اجتـناب کنیم .
· محترمانه رفتار کردن : بی­احترامی و بی­ادبی در کلام از جذابیـت می­کاهد . باید در مقابل مشتری ظاهری آراسته و باطنی وارسته داشته باشیم . مشـتری فرد محـترمی است ، پس باید در مقابل او محتـرم مؤدب و با شخصیت ظاهر شویـم .
· شوخی کم و تبسـم فراوان : شوخی زیاد ما را فردی سطحی و بی­اعتـباری معرفی می­کند .
متبسم بودن ، سنت پیام اکرم (ص) است و شایسته است در مقابل مشتری با خوشرویی و اخلاق حسنه ظاهر شویم .
نتیجه گیری :
در مجمـوع ، یک سازمان مشتری مدار بدون داشتن ارتباط مناسب با مشتریان خود نمی­تواند موفقیتی حاصل کند و در دنیای امروز که دنیای امروز که دنیـایی کیفیت محور و مشـتری مدار است ، مشتری هدف کار و مشتری گرایی زیر بنای کلیه فعالیـت­های تجاری و اقتصادی خواهد بود . در این راسـتا جذب کارکنان مشتری مدار که ویژگی­های بارز انسـانی را در رفتار خود لحاظ کرده باشند، ضـروری است .
برخی از ویژگی­های مشتری مداران عبارت است ار:
· مردم دارند و مردم را دوست دارند.
· همیشه جانب مشتری را می­گیرند .
· به حرف­های مشتری خوب گوش می­دهند.
· شیک پوش و خوش صحبت هستند .
· ظاهری آراسته و باطنی وارسته دارند .
· خود را به جای مشتری قرار می­دهند .
· بیشتر به فکر ارائه خدمـات هستند تا سود شخصی .
· همیشه بیشتر از حد انتظار مشـتری کار می­کنند .
· رفتار آنان نشانگر آن است که مردم و مشتریان را در الویت قرار می­دهند .
· اعتقاد دارند مشتری به آنها وابسته نیست ، بلکـه آنان به مشتری وابسته­اند ، مشتری مزاحم کار آنان نیست ، هدف کار آنان است . مشتری بیگانـه از کار آنان نیست ، هدف کار آنان است ، آنان به مشتری لطف نمی­کنند بلکه مشتری است که با فراهـم کردن فرصت به آنان لطف می­کند.

عوامل موثر بر توسعه روابط عمومی

یکی از مهمترین عواملی که جایگاه یک سازمان و موسسه را در میان افکار عمومی جامعه تقویت می کند، وجود یک واحد روابط عمومی منسجم و قدرتمند است که می تواند هر سازمان و موسسه ای را در رسیدن به اهداف خود یاری کند. روابط یک موسسه و سازمان با مخاطبان خود در دو سطح ارزیابی می شود که ما به منظور سهولت، در این مقاله از عبارت سازمان استفاده می کنیم. این سطوح ارزیابی که نتایج سودمند و مفیدی را برای آن سازمان دارد ،عبارتند از: یکی توجه به افکار عمومی جامعه ای که در آن جامعه،سازمان مزبور فعالیت می کند و دیگری شکل گیری و جهت گیری افکار عمومی به سمت فعالیت های سازمان و توجه بیشتر به آن.
بدیهی است هر سازمانی وظایف و مسئولیت هائی دارد که روابط عمومی نیز بر پایه آن وظایف شکل گرفته و انجام وظیفه می کند. به عنوان مثال وظایف و جایگاه روابط عمومی در سازمان اقتصادی با وظایف و جایگاه روابط عمومی در یک واحد فرهنگی، خبری و رسانه ای یا حتی غیرانتفاعی متفاوت است. بنابراین مبتنی بر این نگرش می توان از جایگاه روابط عمومی در یک سازمان کالبدشکافی عمیق تری کرد. بگذارید موضوع اصلی را با این پرسش آغاز کنیم که "چرا در یک سازمان با اشکال و وظایف متعددی که به آن اشاره شد، واحد روابط عمومی ایجاد می شود؟"
پاسخ به این سوال بسیار مهم است. اگر بپذیریم که روابط عمومی یک سازمان با مخاطبان خود در سطح وسیع ارتباط برقرار می کند، می توانیم بگوئیم که هر اندازه این ارتباط مفیدتر، قوی تر و موثرتر باشد، به همان اندازه سازمان در رسیدن به اهداف خود موفق تر است. حال پاسخ پرسش فوق را در این عبارت جست و جو می کنیم.
مدیریت موفق و کارآ در یک سازمان بنابر ملاحظات متفاوتی به شکل گیری روابط عمومی در آن سازمان و جایگاه خاص آن اهمیت زیادی می دهد و این ملاحظات در خود واحد روابط عمومی نهفته است:
- روابط عمومی در دیدگاه بسیاری از متخصصین، تلاش آگاهانه، برنامه ریزی شده و مستمر برای ایجاد و حفظ حسن تفاهم میان یک سازمان و عموم افراد جامعه است. خواه آنکه این افراد مخاطب خاص آن سازمان باشند یا اینکه افکار عمومی ای تلقی شوند که به عنوان بخشی از اتفاقات و پویائی جامعه ، اخبار مربوط به آن سازمان را دنبال کنند.
- متعاقب این دیدگاه پذیرش این واقعیت ضروری است که هنر روابط عمومی اعمال مدیریتی است که دیدگاه جامعه را مورد سنجش و ارزشیابی قرار می دهد و عملکرد سازمان خود را با مصلحت جمعی و وجدان اجتماعی منطبق می کند.
- بنابراین روابط عمومی در یک دیدگاه تخصصی نوعی مدیریت با عملکردی آگاهانه، پیوسته و برنامه ریزی شده است که شکل گیری افکار عمومی منطبق با سیاست های سازمان را رسالت بزرگی برای خود می داند که بر اساس آن می توان میان ارکان مختلف سازمان و افکار عمومی حسن تفاهم ایجاد کرد.
- سیاستگذاری به منظور انعکاس اهداف سازمان و برقراری ارتباط میان مردم، نخبگان و رسانه ها با سازمان و همچنین اطلاع رسانی درباره عملکرد سازمان، ضرورت وجودی روابط عمومی در کنار مدیریت سازمان را توجیه می کند و همه این موارد صرف نظر از سایر وطایف روابط عمومی در حوزه های تبلیغات، امور فرهنگی، نمایشگاهی و ... است که البته نباید آنها را نادیده گرفت و در هر سازمان متناسب با سیاست های سازمان طراحی و اجرا می شود.
آنچه که مورد اشاره قرار گرفت بخشی از وظایف و جایگاه روابط عمومی در یک سازمان به شمار می رود. بنابراین موفقیت و تضمین عملکرد روابط عمومی در این چارچوب نیازمند صیانت از اهداف روابط عمومی است و این مهم با شیوه های گوناگون و البته ساده تحقق می یابد:
1- تقویت بدنه کارشناسی روابط عمومی : روابط عمومی باید بتواند به درستی از امکانات و شرایط محیطی درون سازمانی و برون سازمانی بهره برداری کند، موقعیت ها را تشخیص دهد و در جهت حل مسائل سازمان تلاش کند. همه اینها مستلزم بدنه کارشناسی قوی و مطمئنی است که اساسا با وجود نیروهای متخصص و کارآمد روابط عمومی امکان پذیر است. در حالی که بررسی ها نشان می دهد بسیاری از شاغلین روابط عمومی کارشناسان و متخصصین ورزیده و کارآمد نیستند، بلکه با تخصص های غیرمرتبط جذب روابط عمومی شده اند.
2- مدیریت قوی و کارآمد در روابط عمومی که جهت گیری های بدنه کارشناسی را به سمت استفاده بهینه از نیروی کار متخصص سوق داده و در جهت استفاده بهینه، آن را هدایت می کند. مدیریت روابط عمومی و وظیفه آن موضوع بسیار مهمی است که در اینجا فرصت پرداختن به آن نیست، ولی شناخت الگوی مدیریت قوی در یک سازمتن و همچنین در یک روابط عمومی از نکات درخور توجهی است که روابط عمومی یک سازمان را به نگینی درخشان در قلب سازمان تبدیل کرده و در نهایت منجر به شکوفائی سازمان می شود.
اگر مدیریت را هدایت و به کارگیری مجموعه ای از آگاهی های شکل یافته ارتباطی در یک سازمان بدانیم که به دنبال تلاش برای بازدهی بیشتر باشد، بنابراین در جایگاه جدید رشد، تعالی و شکوفائی سازمان وابسته به روابط عمومی و مدیریت قوی آن است. شاخص های فعالیت این مدیریت در موارد زیر قابل بررسی و تحلیل است:
الف- کارمند یابی و سازماندهی واحد روابط عمومی و تقویت بدنه کارشناسی
ب- برنامه ریزی، هماهنگی، هدایت و رهبری روابط عمومی
ج- ارتباطات و اطلاع رسانی نوین، مدرن و موفق
د- جذب بودجه و امکانات مورد نیاز و توسعه روابط عمومی
3- برنامه ریزی و تدوین راهکارهای جدی در روابط عمومی – تردیدی نیست که یک سازمان اعم از دولتی یا خصوصی جهت ترغیب مشارکت عمومی شیوه های مختلفی را پیش رو بگیرد. به عنوان مثال مودیان مالیاتی یا مشمولان نظام وظیفه یا حتی رعایت مقررات راهنمائی و رانندگی از جمله مقولاتی به شمار می روند که سازمان ذیربط در برخورد با آن باید از راهکارهای ارتباطی خاصی استفاده کند. در حالی که تنها با توسل به زور نمی تواند در تحقق اهداف خود در ارتباط با این عوامل پیشبرد داشته باشد.
برای فهماندن ضرورت توجه به این عوامل به مخاطبان باید با به کارگیری نوعی سیاست اطلاع رسانی اجماع عمومی را در جهت همراهی با این عوامل سوق داد که از آن به فرهنگ سازی تعبیر می شود.
به عبارت دیگر، باید تدابیری اتخاذ کرد که روح خدمت و همکاری جای خودکامگی و زور را بگیرد و برای همیشه این نوع اندیشه ها را تقویت کند. غیر از این عوامل، هرگونه اتخاذ روش و خط مشی برای پیشبرد اهداف روابط عمومی و تثبیت جایگاه آن مستلزم برنامه ریزی و تدوین راهکارهای مناسب در جهت توسعه بهینه روابط عمومی است.
4- ایده پردازی و خلاقیت – روابط عمومی محلی است برای طرح ایده های جدید و فکرهای سازنده، خلاقیت و به روز رسانی فعالیت ها. از مقتضیات این مهم آن است که این باور در سازمان به وجود آید و مورد حمایت و هدایت بالاترین مقام سازمان قرار گیرد. بنابراین ضرورت وجودی جایگاه سازمانی روابط عمومی را هم طراز با مدیریت های ارشد سازمان توجیه می کند.
5- استفاده از آخرین و جدیدترین تکنولوژی های ارتباطی و اطلاع رسانی – بدیهی است در سالهای اخیر تحولات شگرف و پیشرفته ای در حوزه ارتباطات و اطلاع رسانی ایجاد شده است. متناسب با این پیشرفت ها، سرعت انتشار اخبار و اطلاعات شتاب فزاینده ای داشته است. شبکه های خبری و اطلاع رسانی از یک سو و مخاطبان – در هر یک از سطوح اجتماعی – از سوی دیگر، همواره بر سرعت انتشار اطلاعات یا سرعت دسترسی به اخبار تاکید دارد. اطلاع رسانی که از وظایف اصلی رسانه ها بوده است، با رشد فزاینده تکنولوژی، به عنوان یک فعالیت جنبی یا تخصصی توسط همه افراد با آگاهی ها، دانش و تخصص های متفاوت انجام می شود که می توان به عنوان نمونه به شبکه های اطلاع رسانی، کامپیوتری، اینترنتی، وبلاگ نویسی و ... اشاره کرد. همه اینها توجه روابط عمومی یا به عبارت دیگر مدیریت سازمان را به این نکته جلب می کند که در عرصه رقابت اطلاع رسانی تلاش فزاینده ای جهت حفظ جایگاه روابط عمومی و سازمان ضروری است.
در یک جمع بندی مختصر، باید گفت تعمق در نقش راهبردی روابط عمومی در یک سازمان و جایگاه مناسب آن در تشکیلات اداری آن سازمان، عامل مهم تقویت جایگاه روابط عمومی است. امروزه در اغلب کشورهای صنعتی و پیشرفته، روابط عمومی به موازات سایر ارکان مهم یک سازمان از قالب یک واحد کوچک سازمانی خارج شده و به عنوان مجموعه ای از افراد، جایگاه ها و تخصص ها با برنامه ریزی قوی و منسجم وظایف خود را انجام می دهد. در حالی که در بسیاری از ساختارهای اداری ما روابط عمومی به عنوان یک واحد سازمانی فرعی اداری یا تدارکاتی منظور شده که در این صورت نمی تواند نقش موثری ایفا کند.
بنابراین مهمترین نقش ایفا شده توسط روابط عمومی همواره در سازمان هائی بوده است که روابط عمومی در جایگاه سازمانی بالا، حتی پس از عالی ترین مقام سازمان و زیر نظر مستقیم ایشان بوده است.

روابط عمومی و ارتباطات

سالها تلاش و پیگیری دست‌اندرکاران روابط عمومی و جامعه روابط عمومی ایران به ثمر نشست و جامعه روابط عمومی ایران را صاحب روز ملی کرد. 27 اردیبهشت ماه روزی که درسطح جهانی نیزبه عنوان روزارتباطات وجامعه اطلاعاتی نامگذاری شده است، به عنوان روز روابط عمومی و ارتباطات تعیین گردید. این روز فرصتی است تا تا نقش و جایگاه روابط عمومی را بعنوان هنر هشتم مرور کنیم. امروزه نقش روابط عمومی ها در کمک به تصمیم گیری های مدیریتی و استراتژیک یک سازمان نقشی قابل توجه است. نقش روابط عمومی به عنوان ابزار مدیریتی برای فعالیتهای حرفه ای، علمی و الکترونیکی،‌ از مشخصه های جدید روابط عمومی در عصر ارتباطات است. بنا بر این،‌ از نقاط برجسته و ممتاز در مدیریت استراتژیک، تأکید بر محیط برون سازمانی و حتی جهانی است و در واقع،‌ منظور از وظایف استراتژیک روابط عمومی، دخالت در روند تصمیم گیری سازمان است. اهمیت جایگاه روابط عمومی در عصر ارتباطات و در دورانی که اطلاع‌رسانی در همه عرصه‌ها پیشتاز است، دوچندان شده است به گونه ای که موفقیت سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها و دوامشان در عرصه‌ها و فعالیت های تخصصی به عملکرد روابط عمومی‌های آن‌ها وابسته است. روابط عمومی مدون و برنامه ریزی شده یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار است، روابط عمومی به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسئولیت خطیری در فرآیند دسترسی مدیران و افکار جمعی کارکنان دارند به همین دلیل توجه ویژه به روابط عمومی، به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیار حائز اهمیت است. آنچه اهمیت دارد این است که کار روابط عمومی تسهیل و خدمت به مدیریت است نه مدیر. برای آنکه محور اساسی کار روابط عمومی کسب منافع برای کل سازمان است نه برای شخصی که در رأس هرم سازمانی قرار گرفته است. بنابراین باید به روابط عمومی و کارکردهای آن، بهتر و منطقی تر نگاه کرد. در این صورت است که روابط عمومی می‌تواند در سازمان موفق عمل کند. نظام های تعاونی نمی توانند نسبت به تحولات ارتباطی، اجتماعی و اقتصادی بی تفاوت باشدو رشد تعاونی ها نیز در گرو راهکار هایی است که یکی از این راهکار ها حضوری موثر و توانمند در جوامع اطلاعاتی و دسترسی به حجم وسیعی از این اطلاعات است.این دسترسی در قالب روابط عمومی ها و ابزار های ارتباطی امکان پذیر است که می تواند به شکلی جامع این حضور را برجسته سازد. اما چگونگی این حضور نیز بدون داشتن پشتوانه های علمی محقق نخواهد شد. بهرحال نگاه حاضر به روابط عمومی و جایگاه آن در کشور با اجرایی شدن این توجهات می‌تواند گام‌های بلندی را در حرکت روبه رشد نظام ارتباطی و روابط عمومی درکشور بردارد و این حرفه و فن تخصصی را در جایگاه و مرتبه و منزلت واقعی خویش قرار دهد. در واقع می‌توان گفت روزملی ارتباطات و روابط عمومی می‌تواند نقطه عطفی را در توسعه و تحول واحدهای روابط عمومی در ایران ایجاد نماید امید است که در سال « اصلاح الگوی مصرف » شاهد تبیین هر چه بیشتر نقش و جایگاه روابط عمومی و رشد و بالندگی « هنر ارتباطات » در بخش تعاون باشیم

ایجاد انگیزه هنر روابط عمومی

یکی از مهمترین و سخت ترین دلمشغولیهای هر سیستم و هر سازمانی حرکت برای اهداف تعیین شده و تحقق رسالتهایی است که برای آن پیش بینی کرده و تعیین راهکارها برای آینده موفق در سازمان می باشد.
برای این منظور انگیزه فردی و جمعی برای رسیدن به آن امری غیر قابل تردید است .
ایجاد انگیزه در بین مخاطبان درون سازمانی یکی از مهمترین دستاوردهای روابط عمومی است .
برای تعامل بهتر نیاز به ارتباط است و برای برقراری ارتباط انگیزه لازم است . پس روابط عمومی نقشی تعیین کننده برای رسیدن به اهداف سازمانی را ایفا می کند علم و هنری که چنانچه بر آن احاطه کامل نداشته باشیم بار منفی آن چشمگیر و نارضایتی و تزلزل و عدم اطمینان به آینده در کوتاهترین زمان ممکن منجر به شکست سازمانی می شود.


همدلی سازمانی و افزایش انگیزه در کارکنان به منظور غلبه بر بحرانهای ایجاد شده ، با در اختیار گرفتن چرخ ارتباطات موجب آرامش و تسهیل سازش با محیط شده و نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل و با شفاف سازی می توان امید به آینده را جلوه گر کرده و این تجلی امید هنری است که فقط باید در روابط عمومی جستجو کرد و همواره روابط عمومی به عنوان ابزاری کارآمد باید به آن توجه داشته باشد.
یکی از راهکارهایی که می تواند موجب همدلی سازمانی شود ، ارزش نهادن به پیشکسوتان و همکاران با تجربه قدیمی است ، زیرا با بزرگ کردن آنها خود را بزرگ و پویا کرده و همکاران جوان احساس خواهند کرد در سالهای بعد می توانند در یک سازمان فعال جای قدیمی ها را پر کرده و در آرزوی آنکه آنها هم روزی به عنوان همکاران با تجربه یاد خواهند شد، امید به آینده را سرلوحه کار خود قرار خواهند داد . همانند یک خانواده کوچک که فرزند با تبعیت از پدر و الگو قراردادن او موجب حفظ و انسجام نهاد خانواده می شود و نشاط و زندگی را می توانیم در این جامعه کوچک مشاهده کنیم. بالعکس زمانیکه فرزند برای تجربه پدر ارزشی قائل نباشد ، زنجیره های خانواده گسسته شده و هرج و مرج جایگزین و پایه خانواده از هم پاشیده می شود
آیا به راستی باید تجربه و اندوخته دیگران را به سادگی و به سرعت فراموش کنیم ؟ و خانه ای را که سالها پابرجا مانده ، خراب و از نو بنا کنیم ؟ یا می توانیم با کمی اغماض و با شهامت از صاحبنظران نه به نام بلکه عملکرد آنها را فرا گرفته و دنباله رو تجربه آنها باشیم ، عوامل شکست آنها را تجزیه و تحلیل کرده و عوامل پیروزی آنها را سرلوحه کار خود قرار داده ، قوت و توسعه بخشیم . وجود آنها را غنیمت شمرده و برای آنکه فردا جوانان نیز از ما سرمشق گرفته و یاد کنند ، ارزش و منزلت بزرگترها و پیشکسوتان را حفظ کنیم که خود بزرگترین عامل پیوند سازمانی و ایجاد انگیزه است .
چرا هر کس فکر می کند همه چیز را درباره روابط عمومی می داند و یا اینکه فکر می کند توانایی آن را دارد که آنرا هدایت کند .روابط عمومی علم گسترده ای است که ابتدا و انتهای آن طولانی است بنابراین هر کس که در گوشه ایی از آن قرار می گیرد احساس می کند از روابط عمومی سررشته و آشنایی کافی دارد . باید گفت روابط عمومی فقط برای روابط عمومی است . هر کس مقصود و منظور خود را می داند ولی به عنوان کارشناس دارای تجربه و تخصص در روابط عمومی می باشد و به عبارت بهتر کسی که در روابط عمومی کار می کند باید فن روابط عمومی را بداند.
آنچه یک کارشناس روابط عمومی باید بداند ، وقتی از علم روابط عمومی سخن گفته می شود ، چگونگی ارتباطات عنوان می شود و مسائل روابط عمومی را بیان کرده و به زبان می آوریم ، ممکن است هر فرد، مسئول یا مدیری مدعی باشد که آنرا می شناسد و آنچه را که گفته شد بیشتر از دیگران آگاهی داشته و خود را به عنوان صاحبنظر موجه می داند و از هر نظر خود را عالم به علم روابط عمومی می شناسد .
در چنین موقعیتهایی کارشناس روابط عمومی نباید موضوعی را که یادآوری می کند روی آن مسئله تکیه کرد و پا فشاری کند به ویژه در زمانیکه به عنوان کارشناس در روابط عمومی مشغول کار هستیم قطعا نتیجه عکس می دهد زیرا در سازمانهای ما افراد بسیاری هستند که در جایگاههای بالاتر اداری بوده و دارای نفوذ می باشند و خود را محق به اظهار نظر می دانند . باید توجه داشت کسانی به علم روابط عمومی اگاهی دارند که این علم را آموخته باشند و تحصیلات آنها در همین زمینه باشد و در آن تجربه کسب کرده باشند.
متاسفانه در هر تحول و دگرگونی در جامعه یکی از اولین قربانیان روابط عمومی است و پس از تغییر مدیریت روابط عمومی نیز تغییر کرده و کسانی سررشته کار را در دست می گیرند که کمتر اطلاعی از روابط عمومی دارند . مدیریت جدید در سازمانها که تمایل وافری دارند روابط عمومی به صورت چشم و گوش بسته تحت نظارت کامل آنها باشد و نقطه نظرات و ایده های آنها را موبه مو اجرا کند از انتخاب خود در بدو امر بسیار راضی هستند و بدون توجه به عواقب اینگونه انتخابها و با توجه به اینکه در کوتاه مدت به نظر می رسد همه چیز بر وفق مراد است غافل از آنکه بدلیل همین آشنایی و نزدیکی مدیر روابط عمومی با بالاترین مقام سازمان هیچکس شهامت بازگو کردن مشکلات ، چالشهای ایجاد شده و بیان نقاط ضعف و قوت را ندارد و از فعالیتهای اشتباه مدیران به ویژه در روابط عمومی به عنوان فعالیتهای ویژه و برجسته نام بوده و با عنوان کردن آنکه هنر مرد مداری را گسترش داده اند آنرا بزرگ می کنند.
این نوع برخوردها تا زمانیکه سازمان و یا هر سیستمی با چالش جدی یا بحران مواجه نشود، پاسخگو است بدون آنکه عواقب آن را در نظر بگیرند . نیاز مالی ، ترس از تغییر و نگرانی از تنبیه و اخراج و مواخذه موجب عقب نشینی افراد و تملق و چاپلوسی می شود که برای هر سازمانی بسیار خطرناک است .در حالیکه روابط عمومی علمی و متخصص روابط عمومی می تواند نسبت به شفاف سازی و جلوگیری از این نوع برخوردها موفق عمل کند .
در غیر این صورت مدیریت از درک عقب ماندگی و دور شدن از اجتماع مخاطب خود عاجز است .
باید دانست مدیریت بر روابط عمومی هر سازمانی تحت تاثیر ساختار و فرهنگ آن سازمان و مخاطبین آن است . فعالیت در یک محیط تجاری کاربرد خود را دارد و طیف خاصی از مهارتها در آن کارایی دارد .
یک سازمان خیریه ، یک سازمان خدماتی، تولیدی هر یک روابط عمومی خاص خود را می طلبد و نمی توان کارکردهای آن را با یکدیگر مقایسه کرد.
استفاده از فعالیتهای برنامه ریزی شده روابط عمومی موجب پویایی و نشاط سازمانی شده و انگیزه های فردی و جمعی و همکاری و همدلی سیستم را افزایش می دهد.
اشاره کنیم که جوانان امروز آرزو دارند در ابتدای راه بیشترین مطالب را که دارای معنی و مفهوم کاربردی باشد آموزش دیده و فرا گیرند و آن را به صورت واقعی و شفاف درک کنند و در مسیر اصولی و صحیح حرکت نمایند .
ما می توانیم با ارتباط بهتر بین پیشکسوتان و جوانان ، کسانیکه این راه را طی کرده اند ، بستری فراهم کنیم تا تجربه قدیمیها در کنار توان و قدرت جوانان قرار گیرد. ایجاد بستر مناسب و ارتباط بین نسل قدیم و جدید موجب نشاط و پویایی در هر سازمانی خواهد شد و این هنر روابط عمومی است . زمانیکه قدیمیها بدون توجه کنار می روند هیچ انگیزه ای برای انتقال تجربه خود ندارند و جوانان که نمی دانند از کجا باید حرکت را ادامه داده یا آغاز کنند ، بار دیگر به نقطه صفر بازگشته و زمان را از دست می دهند . این خلا موجب می شود همیشه نوعی تاخیر و عقب ماندگی را نسبت به سایر جوامع شاهد باشیم.
هنر مردمداری ، تخصص روابط عمومی علم پیچیده ای است که باید از متخصص آن بهره گرفت و گرنه معماری که آجری را کج بنا نهد تا ثریا کج خواهد رفت .
بقول مولانا : حاصل عمرم سه سخن بیش نیست خام بودم پخته شدم سوختم

بهترین راه‌کار توسعه‌ی روابط عمومی‌ها

بهترین راه‌کار توسعه‌ی روابط عمومی‌ها، ادغام روش‌های سنتی با نوین است.
این شرایط وقتی آموزش الکترونیک وجود ندارد یا بسیار ضعیف است، می‌توان انتظار شکل‌گیری روابط عمومی الکترونیک موفق را داشت؟
ببینید، اصول کلی و اساسی روابط عمومی زیاد عوض نشده‌اند، یعنی این اصول در روابط عمومی سنتی و الکترونیک یکسان هستند. آنچه عوض شده این است که در دنیای دیجیتال امروز، کانال‌های ارتباطی متعدد شده‌اند، سرعت تولید و توزیع اخبار و اطلاعات به‌طور سرسام‌آوری افزایش یافته است. ایجاد یک ارتباط دوسویه و مداوم امکان‌پذیر شده و …
درست است که در حوزه‌ی آموزشی و دانشگاهی من‌جمله ارتباطات و روابط عمومی با چالش‌ها و کاهش‌های زیادی روبرو هستیم، ولی مفهومش این نیست که باید حتماً صبر کنیم این چالش‌ها برطرف شوند تا بتوانیم صحبت از آموزش الکترونیک بکنیم.
به‌نظر من این نوع جهش‌ها نهایتاً باعث بالارفتن سطح علمی و آموزشی و رقابت می‌شوند. از طرفی جوانان امروز با تکنولوژی‌های جدید آشنا هستند و خیلی سریع راه‌های استفاده از آن‌ها را یاد می‌گیرند، شاید در خیلی موارد، دانشجویان این دنیای دیجیتال را بیشتر از استادان بشناسند و آگاه باشند (منتها استادانی که با تکنولوژی‌های جدید میانه‌ی خوبی ندارند!).
البته منظور من این نیست که هر کسی که به اینترنت متصل است، نحوه‌ی استفاده‌ی بهینه از آن‌را می‌داند. همین‌طور یک مدیر روابط عمومی که اصول و مفهوم روابط عمومی سنتی و نحوه‌ی استفاده از تکنولوژی‌های جدید و اینترنت را نمی‌داند، مسلماً نمی‌تواند آن‌طور که باید و شاید در کار خود موفق باشد. ساده بگویم نباید و نمی‌توان از جوانان دنیای ارتباطات انتظار داشت وارد دنیای جدید نشوند، از ابزار جدید استفاده نکنند، از آموزش الکترونیک استقبال نکنند تا این‌که همه‌ی چالش‌های آموزشی حل شود.
- این گفته‌ی شما در حالی است که این رشته هنوز نتوانسته در ایران یک دانشکده‌ برای خود داشته باشد! به‌نظر شما تأسیس چنین دانشکده‌ای، چه تأثیری در ایجاد و پیشرفت روابط عمومی الکترونیک خواهد داشت؟
اگر منظورتان ایجاد یک دانشکده‌ی مخصوص روابط عمومی الکترونیک است، باید بگویم من هنوز هیچ دانشگاهی را در آمریکا و کشورهای دیگر سراغ ندارم که چنین کاری کرده باشند. به‌نظر من در آینده‌ی نزدیک هم چنین اتفاقی بعید به‌نظر می‌رسد. از طرفی هم ضرورتی برای ایجاد یک‌چنین دانشگاه اختصاصی نمی‌بینم. آنچه که اتفاق افتاده و تداوم پیدا خواهد کرد این است که دامنه‌ی روابط عمومی گسترش پیدا کرده و دروسی جدید در این حوزه (روابط عمومی دیجیتال) عرضه می‌شود که شامل کامپیوتر، ارتباطات، هنرهای خلاق، چاپ دیجیتال، عکاسی دیجیتال و اصول استفاده، تهیه و توزیع محتواست. به‌طور کلی روابط عمومی (چه سنتی و چه دیجیتال) یک رشته‌ی بسیار وسیع است که دروسی را از رشته‌های دیگر در خود ادغام کرده است، من‌جمله روزنامه‌نگاری ارتباطات، مدیریت، روانشناسی، تحقیق، جامعه‌شناسی، علوم سیاسی، اقتصاد، هنرهای گرافیک، کامپیوتر، رادیو، تلویزیون و …
- بنابراین در عمل، تفاوتی میان کارکردهای روابط عمومی الکترونیک و سنتی نیست.
بله، همان‌طور که قبلاً اشاره کردم روابط عمومی سنتی و الکترونیک در اصول و اساس یکسان ولی در عملکرد و ایجاد ارتباط با افراد درون‌سازمانی و برون‌سازمانی متفاوت هستند. یکی وابسته به قلم و کاغذ و دیگری وابسته به ابزار دیجیتالی است. آنچه این‌دو را از هم متمایز می‌کند این است که روابط عمومی الکترونیک از طریق ابزار الکترونیک اهدافش را پیش می‌برد، در حالی‌که روابط عمومی سنتی، هنوز وابسته به کانال‌های ارتباطی نوشتاری است.
البته از دیدگاه علمی و اصولی هر دو مکمل هم هستند. بهترین راه‌کار هم در این‌باره، ادغام روش‌ها و کانال‌های سنتی با نوین است، یعنی در دو بهتر است که هم از کانال‌های چاپی و هم از ابزار دیجیتال استفاده کنند. به‌نظر من در آینده‌ی نزدیک تمرکز و سرمایه‌گذاری روی تکنولوژی‌ها و کانال‌های دیجیتال خواهد بود که هم از نظر مالی به‌صرفه است و هم از نظر پوشش، سرعت، زمان، مکان و تعاملی بودن، تأثیرگذارتر و مفیدتر هستند

روابط عمومی الکترونیک 2

به نظر می رسد ٿارغ از نامی که به این نوع روابط عمومی اطلاق می شود، محدود کردن کاربردهای ٿنآوری اطلاعات و ارتباطات در چند مورد خاص کار زیاد درستی نباشد.برای باز شدن مطلب بد نیست مروری داشته باشیم بر این بحث که اصولا در روابط عمومی الکترونیک کدام وجه قالب است و به کدام وجه اولویت بیشتری می دهیم: روابط عمومی یا ٿنآوری اطلاعات.آیا می توان اینگونه عنوان کرد که روابط عمومی الکترونیک، حرکتی است در ٿنآوری اطلاعات و ارتباطات برای توسعه کاربردهایش و یا به شکل دیگر روابط عمومی الکترونیک را نوعی استٿاده مناسب بدانیم از ICT. مشابه این بحث را در زمینه های مختلٿ دیگر نیز می توان پیدا کرد. مٿاهیمی نظیر کاربردهای کامپیوتر در مهندسی ، کاربردهای کامپیوتر در طراحی (CAD) و یا تجارت الکترونیک (eCommerce).به جرات می توان گٿت که در نرم اٿزار آن چیزی که شاید در هنر داشته باشیم تحت این عنوان که "هنر برای هنر" که یک نوع هنر مجرد و بدون ارتباط با سایرین را مطرح می کند را کمتر می توان یاٿت. نرم اٿزار ماهیتا در کاربردهایش در علوم مختلٿ معنا می دهد. توسعه نرم اٿزار و استٿاده از IT نیز به همین شکل. زمانی نرم اٿزار رسالت واقعی خود را انجام داده است که در خدمت یک کاربرد بوده و باعث بهبود انجام یک ٿرایند گردد.به نظر من در روابط عمومی الکترونیک وجه قالب تر را باید به روابط عمومی داد. در عین حال نباید کاربردهای ٿنآوری اطلاعات را محدود کرد به چند شاخه خاص. استٿاده از IT در روابط عمومی (چنانچه ٿکر می کنم نظر امیر هم همین باشد) باعث قلب ماهیت روابط عمومی نمی شود. بلکه باعث می شود ٿرآیند های جاری روابط عمومی ها بهتر، کاراتر، کم هزینه تر و یا پویا تر انجام پذیرد.بدین ترتیب به نظر می رسد که هدایت یک روابط عمومی به سمت روابط عمومی الکترونیک را نه به عهده یک کارشناس ٿنآوری اطلاعات و ارتباطات، بلکه به یک متخصص علوم ارتباطات و روابط عمومی باید سپرد، متخصصی که ضمن اطلاع مناسب از زمینه تخصصی خود، ذهنی مدل ساز و ساختیاٿته داشته باشد تا بتواند نیازهای خود را به صورتی مدون بیان کند تا با بهره گیری از متخصصان ICT ، راه حلی مناسب از میان راه حل های مختلٿ موجود برای آن نیاز مطرح شده و جنبه واقعی به خود گیرد.اما چگونه می توان به چنین جایگاهی از شناخت رسید که بتوان نیازهای روابط عمومی ها را در این دیدگاه مطرح کرد و به آن پاسخ داد.به نظر می رسد تشکیل گروه های کاری (نظیر آنچه گروه نرم اٿزاری روابط عمومی الکترونیک : ePRSoft سعی دارد به آن برسد و یا به قول امیر کلیک اول آن را بزند!) متشکل از اٿراد صاحب ٿکر و مجرب در روابط عمومی با کارشناسان IT می تواند راهگشا باشد. گروه هایی که با تولید محتوی و انتشار اطلاعات تخصصی در این زمینه مبانی تئوری این بحث را تشکیل داده، سپس سیستم ها و راه حل های عملی برای آن ارائه نمایند.از سوی دیگر ارائه یک مدل و یا معماری مشخص، صریح، شٿاٿ، پویا و به اندازه کاٿی عمومی و استاندارد از روابط عمومی و اطلاعات آن می تواند به عنوان گامی موثر در تحقق شعار ایجاد روابط عمومی الکترونیک باشد. این مدل با مشخص کردن معماری اطلاعات، گردش اطلاعات در سازمان، مورد های کاربری و شرح عملکرد ٿرآیند های روابط عمومی زمینه را برای توسعه کاربردهای ICT در روابط عمومی ٿراهم می کند.از سوی دیگر نیز با همکاری متخصصان روابط عمومی و ٿنآوری اطلاعات و ارتباطات و با مبنا قرادادن مدلی که از روابط عمومی بدست آمده است، می توان به استاندارد سازی و جامعیت بخشیدن به خدمات و نرم اٿزارها و سخت اٿزارهایی که در مدل نهایی می توانند به سود روابط عمومی ها باشند اقدام کرد. بحثی که شاید اجرای آن به سادگی عنوان کردن نام آن نباشد ، اما در صورت اجرا باعث پیمودن شدن نیمی از راه در تشکیل روابط عمومی الکترونیک گردد.

جایگاه روابط عمومی الکترونیک در ایران کجاست؟

روابط عمومی الکترونیک
به نوعی از روابط عمومی اطلاق می شود که در آن از ابزارهای الکترونیک نظیر سیستم پاسخگویی الکترونیک، رادیو، Voice و نظایر آن برای انجام ماموریت های روابط عمومی استفاده می شود. قرار دادن متون انتشاراتی تولید شده در روابط عمومی با همان شکل و فرمت مثلا در قالب PDF نیز در چارچوب روابط عمومی الکترونیک قرار می گیرد.
در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتی مواجهه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی های الکترونیکی به منظور سهولت، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده می شود.در هر صورت فرآیند گام گذاشتن روابط عمومی از شکل سنتی به عرصه الکترونیک، یک جهش و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی Cyberspace محسوب می شود و سنگ بنای سایر فعالیت های روابط عمومی در فضای آنلاین در همین مرحله گذاشته می شود.
روابط عمومی دیجیتال
شاید بتوان گفت بعد از پروسه تبدیل روابط عمومی سنتی به روابط عمومی الکترونیک، انجام فعالیت ها در چارچوب روابط عمومی دیجیتال، دومین گام بنیادی در این راستا تلقی می شود. در روابط عمومی دیجیتال متون تولیدی و محتوای مورد نظر Contents از فرمت معمولی چاپی "printed" به فرمت صفر و یک تبدیل و به عبارت دیگر در این حالت، صفحات pdf تبدیل به صفحات HTML می شود. در روابط عمومی دیجیتال هنوز محتواها همان محتواهای روابط عمومی سنتی هستند با این تفاوت که قابلیت جستجو (Search) و کپی مطالب به صورت Text برای مخاطب وجود دارد.برخی از اسناد، نامه ها، فرم ها و تقاضاها به وسیله ابزارهایی نظیر Email امکان ارسال و نقل و انتقال دارند، اما جهت فعالیت هنوز یک طرفه است؛ یعنی هنوز ارتباط فرد به فرد یا چهره به چهره در فضای سایبر، برقرار نشده است و همه چیز در یک چارچوب به شدت بوروکراتیک و مطابق ضوابط حاکم بر فضای رسمی و اداری روابط عمومی ها صورت می گیرد.
روابط عمومی آنلاین
در این مرحله، روابط عمومی گامی بلند و شتابان به سمت تحول ماهیت فرآیندهای روابط عمومی برمی دارد. با آنلاین شدن روابط عمومی، خدمات به صورت شبانه روزی در اختیار مخاطب و مشتری قرار می گیرد. برای رسانه های مبتنی بر web اعتبار قائل می شود، خبردهی و خبریابی مبتنی بر فضای وب مرسوم می شود، اخبار روابط عمومی علاوه بر رسانه های مکتوب printed Media و رسانه های صوتی و تصویری، برای رسانه های آنلاین و اینترنتی نیز ارسال می شود، همایش های خبری آنلاین برگزار می شود، امکان انتشار همزمان مصاحبه ها و گفتگوهای زنده روی اینترنت فراهم می شود، تکذیبیه ها و پاسخ های رسمی برای نشریه های الکترونیکی، سایت ها، وبلاگ ها، روزنت ها و خبرگزاری های اینترنتی فرستاده می شود و به طور کلی روابط عمومی آنلاین نسبت به محتوای تولید شده در اینترنت عکس العمل نشان می دهد.همچنین شرکت در چت روم ها (chatrooms) و ارسال نامه ها از طریق پست الکترونیکی جدی گرفته می شود و وب سایت سازمانی فعال می شود.
روابط عمومی سایبر
شاید بتوان گفت کامل ترین و جامع ترین شکل متصور برای روابط عمومی الکترونیک، روابط عمومی سایبر است.منظور از روابط عمومی سایبر، فرآیندی است که در آن روابط عمومی به صورت کاملا آنلاین درآمده که ویژگی تعاملی و مشارکت پذیری آن بسیار برجسته و بارز است. مخاطب یا مشتری در روابط عمومی سایبر در جایگاه اول اهمیت ایستاده است و به جای توده های انبوه به تک تک افراد توجه کامل می شود. هیچ نامه ای بدون پاسخ نمی ماند و هیچ انتقادی از نظرها پنهان نمی شود، کارکنان روابط عمومی سایبر نه فقط در ساعات اداری، بلکه در تمام مدت شبانه روز و در تمام ایام هفته (بدون تعطیلی) و در تمام زمان ها و مکان ها به انجام فعالیت می پردازند. گاهی رخدادی در یک روز تعطیل نیازمند توجه، واکنش یا پاسخ است و این کار باید توسط کارکنان روابط عمومی سایبر و با استفاده از اختیارات و سطوح دسترسی Access آنها به وب سایت سازمانی یا پست الکترونیک یا پیام رسانان فوری صورت گیرد.بنابراین در روابط عمومی سایبر، مفهوم کار و ساعت کاری تغییر پیدا می کند وحضور در چنین نهاد یا سازمان یا بخشی به منزله یک شغل Fulltime محسوب می شود. داشتن تخصص های ویژه، تسلط به نرم افزارها (software) و مهارت های دیجیتالی Digital Skills از جمله ضرورت های نیروهای روابط عمومی سایبر است.ارائه خدمات آنلاین بدون نیاز به حضور مشتری یا مخاطب بخش دیگری از فعالیت های روابط عمومی سایبر است که آن را تا حد زیادی به فرآیند تجارت الکترونیک (E-Commerce) نزدیک می کند.شاید بتوان گفت بدون ورود سازمان به عرصه تجارت الکترونیکی امکان استقرار کامل روابط عمومی الکترونیک نیز وجود ندارد و چه بسا زیرساخت ها و بسترهای فنی و مخابراتی و ارتباطی این دو پدیده و فعالیت مشترک باشد. استفاده از تازه ترین تکنولوژی های اطلاعاتی همچون پادکستینگ (podcasting)، خبرخوان (RSS)، ویکی پدیا (wikipedia)، کانترینگ (countering)، سرچ کردن (Searching)، مانیتور کردن (monitoring) ، تالارهای گفتگو (Forum ) ، خبرنامه های الکترونیکی ( Newsletter) ، گروههای ایمیلی ( MAil Groups) چت رومها ( Chatrooms ) مسنجرها (Messengers ) وبلاگ سازمانی (Weblog) ، و ابزارهای مشارکتی WEB2.0 ، از دیگر ویژگی های روابط عمومی سایبر است، در حقیقت یک روابط عمومی سایبر باید پا به پای پیشرفت تکنولوژی، بر مهارت های خود بیفزاید و به اصطلاح از قافله فناوری عقب نباشد.داشتن وبلاگ در این مرحله بسیار ضروری است. سیستم های نظرسنجی اینترنتی، افکارسنجی های مبتنی بر وب نیز در این چارچوب مورد بررسی قرار می گیرند.داشتن یک وب سایت سازمانی قوی با امکانات چند رسانه ای (Multimedia) و فعالیت در خارج از مرزهای جغرافیایی یک کشور، روابط عمومی سایبر را تبدیل به حوزه ای بین المللی می کند که با مخاطبان جهانی مواجه است. جایگاه سازمان در موتورهای جستجو، امکان جستجو در سایت، پاسخ فوری به نظردهندگان، دخالت دادن مخاطبان در فرآیندهای تصمیم گیری و فعالیت ها، تعامل با سازمان های همسو از دیگر مواردی است که روابط عمومی سایبر به آن توجه دارد.
روابط عمومی اینترنتی
برخی سازمان ها اصولا بر بستر اینترنت متولد شده اند و در همان فضا فعالیت می کنند و حیات و ممات آنها وابسته به جایگاه شان در اینترنت است. مهم ترین فعالیت این سازمان ها در عرصه اینترنت برای بقا و رشد و توسعه، در چارچوب روابط عمومی اینترنتی انجام می شود. کارکنان چنین نهادی هر یک از برخی جهات به کارمندان بالقوه و بالفعل روابط عمومی تبدیل می شوند.در روابط عمومی اینترنتی با مفهوم و چارچوب فوق، همه امور فوق العاده تخصصی و فنی است و استفاده حداکثری از تکنولوژی های نرم افزاری و اطلاعاتی صورت می گیرد.روابط عمومی اینترنتی خود به دنبال ابداع شیوه ها و متدهای جدید برای رشد سازمان و ارتقای جایگاه آن در جهان است.
روابط عمومی مجازی
روابط عمومی مجازی را می توان نوعی از روابط عمومی دانست که وجود خارجی ندارد، هرچند ممکن است سازمان اصلی متبوع آن در جهان واقعی وجود داشته باشد. این فرآیند اشاره به نوعی از فعالیت روابط عمومی دارد که فعالیت های آن در چارچوب سازمان بروکراتیک نیست و هر یک از ماموریت های آن توسط بخش خصوصی یا اشخاص منفرد در خارج از سازمان انجام می شود.روابط عمومی در این شکل، به صنعت تبدیل می شود و امور آن توسط متخصصان هر فن با استفاده از تازه ترین تکنولوژی ها صورت می پذیرد و نتایج آن در اختیار سازمان قرار می گیرد.به هر حال واقعیت این است که امروزه فعالیت روابط عمومی از قالب های سنتی خود خارج شده و اشکال متنوع و متفاوتی به خود گرفته است. وجه مشترک همه این فعالیت ها، استفاده از تکنولوژی های اطلاعاتی و افزایش قدرت تعامل با مخاطب-مشتری می باشد.در واقع آنچه روح روابط عمومی الکترونیک را می سازد، بینش حاکم بر آن است و تکنولوژی ابزاری برای تحقق این آرمان می باشد.
جایگاه ایران
با توجه به وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات در ایران وکیفیت کارکرد روابط عمومی ها از نظر فعالیت های الکترونیک و اینترنتی، می توان گفت در میان همه اشکال روابط عمومی مدرن، ما فعلا در حد فاصل روابط عمومی الکترونیک و روابط عمومی دیجیتال قرار داریم.وجود سیستم های پاسخگویی الکترونیک در بخش مخابرات سازمان ها، قرار دادن نسخه pdf بروشورهای منتشر شده بر روی اینترنت و وب سایت هایی با فرمت html و Text، نشانه هایی از رویکرد روابط عمومی ها به این پدیده های جدید به شمار می روند.در هر صورت از یاد نباید برد که EPR، به عنوان وسیله ای برای خدمت رسانی سریع تر و گسترده تر به مردم محسوب می شود و هر قدر دامنه استفاده مردم و سازمان های دولتی و حتی بخش خصوصی از این تکنولوژی های جدید ارتباطی فراگیرتر شود، گام های بلندتری برای دستیابی به رشد و توسعه در ایران اسلامی برداشته خواهد شد.

ويژگي‌هاي روابط عمومي الكترونيكي و ديجيتالي

روابط عمومي در جوامع اطلاعات آينده نقش مهمي در امر اطلاع رساني بهينه، ارائه سرويس‌ها و خدمات به تك تك افراد جامعه خواهد داشت. ويژگي‌هاي خاص روابط عمومي ديجيتال سبب تسهيل دسترسي شهروندان و مخاطبان به اطلاعات و خدمات مورد نياز و كاهش هزينه‌ها خواهد شد.
-در روابط عمومي الكترونيكي بهره‌گيري از فناوري‌هاي نوين هدف نيست بكه وسيله است وسيله‌اي در جهت ارائه خدمات و سرويس‌هاي مورد نياز به مخاطبان.

-روابط عمومي ديجيتالي در قيد زمان و مكان نيست. خدمات و اطلاعات در تمامي روزها و ساعات در دسترس شهروندان و مخاطبان قرار مي‌گيرد. -روابط عمومي ديجيتالي ارتباطي دو سويه بين سازمان ها و مردم حاكم مي‌كند.
- مخاطب در روابط عمومي ديجيتالي جمع نيست بلكه فردي است. در روابط عمومي الكترونيكي بايد پاسخگوي تك تك اعضاي جامعه اطلاعات بود

روابط عمومي الكترونيك چيست

روابط عمومي الكترونيك چيست؟ و فرقش با روابط عمومي سنتي چيست؟
روابط عمومي الكترونيك به لحاظ مفهومي فرقي با روابط عمومي سنتي ندارد . در روابط عمومي الكترونيك ما از كاغذ استفاده نمي كنيم و شايد وجه تمايز اصلي روابط عمومي الكترونيك و روابط‌‌عمومي سنتي به لحاظ شكلي در همين نكته نهفته باشد؛ چون همه ابزارند و معمولا از ابزار براي رسيدن به اهداف كه در فلسفه وجودي هنر هشتم نهفته شده استفاده مي شود.
به طور كلي، اينترنت كار كارشناسان روابط عمومي را آسان تر كرده است. كارگزاران روابط عمومي به واسطه استفاده از پايگاه ها و سايت ها و پست الكترونيك با سرعت بيشتر به مخاطباني بيشتر دسترسي پيدا مي كنند.
يكي از مزيت هاي اصلي روابط عمومي الكترونيك، تعاملي بودن آن است. كارگزاران روابط عمومي مي‌ توانند از طريق تريبون هاي آزاد فهرست پستي با همكاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اينترنت اين تعامل را آسان تر كرده است.
در فرم سنتي روابط عمومي، انتقال اطلاعات به طور ناقص صورت مي گيرد و هزينه هاي زيادي صرف اشتباهات مي شود. به اعتقاد دكتر مارلو ، اين اشتباهات و افزايش هزينه ها سبب شده تا كارگزاران روابط عمومي به استفاده از خدمات فناوري اطلاعات به ويژه روابط عمومي الكترونيك گرايش بيشتري پيدا كنند.
همچنين از روابط عمومي الكترونيك مي توان براي توسعه طرح هاي موجود روابط عمومي استفاده كرد كه باعث توسعه فعاليت هاي سنتي آن نيز مي شود. به علاوه روابط عمومي الكترونيك، رابطه موجودبين متخصصان روابط عمومي و روزنامه نگاران را تغيير داده و اين امر نشانگر اين است كه روابط عمومي از پوسته يك شغل رابطه يي صرف خارج خواهدشد و به جايگاه شايسته و بايسته خود دست مي يابد.

مساله ديگر كه در اين زمينه مي توان به آن اشاره كرد اين است كه روابط عمومي الكترونيك يك چرخه خبري 24 ساعته به وجود آورده است ، يعني مخاطبان سازمان شما در هر زمان و مكان كه اراده كنند مي توانند به مطالب مورد دلخواه خود دست پيدا كنند.در واقع، روابط عمومي الكترونيك محدوديت هاي موجود را از بين برده است . شما در روابط عمومي الكترونيك با تك تك مخاطبان در ارتباط هستيد


نقاط ضعف و قوت روابط عمومي الكترونيك چيست؟
ظاهرا نقطه ضعفي در روابط عمومي الكترونيك وجود ندارد . همه ما بايد توجه داشته باشيم كه روابط‌عمومي الكترونيك يك فن برتر و مدرن است كه در اختيار كارگزاران روابط عمومي قرار گرفته است. در آمريكا بيش از 95 درصد كارگزاران روابط عمومي دارايpc متصل به اينترنت هستند و بخش اعظم فعاليت هاي آنها از طريق اينترنت صورت مي گيرد . در آلمان بيش از 60 موسسه و شركت دولتي و خصوصي از روابط عمومي الكترونيك براي تسريع در اطلاع رساني و برقراري ارتباط سريع با مخاطبان استفاده مي كنند

استاد پيشگام روابط عمومي الكترونيك

دكتر شهیندخت خوارزمی استاد پيشگام روابط عمومي الكترونيك شناخته شد. برای نخستین بار است که یک استاد زن به این عنوان دست می‌یابد. اميرعباس تقي‌پور، دبير چهارمین همايش روابط عمومي الكترونيك، با اعلام اين مطلب افزود: شخصیت عمیق، سوابق علمی و حرفه‌ای، تولید و نشردانش در حوزه ارتباطات و تکنولوژی‌های نوین، نگارش و ترجمه آثار برجسته در حوزه فناوری‌های جدید اطلاعات و ارتباطات نظیر کتاب‌های آلوین تافلر، فعالیت مستمر در انجمن‌ها و نهادهای علمی و غیرانتفاعی نظیر انجمن ایرانی جامعه اطلاعاتی و تشویق و همراهی جامعه روابط عمومی ایران برای بهره‌مندی آگاهانه از تکنولوژی‌های نوین از مهم‌ترین دلایل انتخاب دکتر خوارزمی به عنوان استاد پیشگام روابط عمومی الکترونیک است.تقی‌پور با اشاره به اینکه نهاد روابط عمومی کشور برای حضور موفق در جامعه اطلاعاتی نیازمند بهره‌گیری از دانش و تخصص طیف وسیعی از اساتید علوم ارتباطات و فناوری‌های نوین اطلاعات و ارتباطات است افزود: پروفسور یحیی کمالی پور و پرفسور کاظم معتمدنژاد از مشاوران عالی همایش و همچنین اعضای کمیته علمی چهارمین همایش روابط عمومی الکترونیک، به اتفاق آرا بر انتخاب دکتر شهیندخت خوارزمی به عنوان استاد پیشگام روابط عمومی الکترونیک صحه گذاشتند.وی الگوسازی و قدردانی از نخبگان فعال در حوزه روابط عمومی الکترونیک را از سیاست‌های دبیرخانه دایمی همایش روابط عمومی الکترونیک نام برد و ادامه داد: به پاس قدردانی از تلاش‌های علمی و زحمات سرکار خانم دکتر شهیندخت خوارزمی، طی مراسمی همزمان با برگزاری چهارمین همایش روابط عمومی الکترونیک در روز 27 اردیبهشت ماه، جمعی از استادان، مدیران، کارشناسان و شخصیت‌های حاضر در همایش ازایشان تقدیر خواهند کرد.

پادکست و آینده رادیو

«پادکست و آینده رادیو» به کوشش معصومه شهبندی توسط دفتر پژوهش‌های رادیو روانه پیشخوان کتابفروشی‌ها شد.در مقدمه این کتاب به قلم دکتر مسعود کوثری آمده است: پادکست زود آمد و دیر رفت و پیش از آن که چندان درباره آن گفت‌وگو صورت گیرد و قابلیت‌های آن مورد کاوش قرار گیرد، به یک‌باره سکوتی فراگیر آن را در بر گرفت. این که پادکست می‌تواند روزی جای رادیو را بگیرد برای کسانی که به دنبال مخاطبان گسترده می‌گشتند، به سرعت تبدیل به وسوسه‌ای شد که در برابر آن نتوانستند مقاومت به خرج دهند. از دیگر سو، برای اصحاب پخش عمومی نیز این نگرانی به وجود آمد که پادکست تا کجا می‌تواند پیش برود و از وظایف و نقش‌های آن بکاهد. در هر حال، این سوال‌ها هنوز هم وجود دارد، اگرچه نه با تب‌وتاب اولیه.

سامانه خدمات الکترونیکی روابط عمومی ایران به بهره برداری رسید

فاز نخست سامانه خدمات الکترونیکی روابط عمومی ایران به صورت رسمی مورد بهره برداری قرارگرفت.با افتتاح سامانه خدمات الکترونیکی روابط عمومی ایران از این پس علاقمندان می توانند با عضویت در این سامانه، از خدمات آن بهره مند شوند.در سامانه خدمات الکترونیکی ایران، بخشی از نیازهای مدیران و کارشناسان روابط عمومی برآورده می شود.گفتنی است فاز نخست این سامانه پس از سپری شدن یک دوره آزمایشی و به منظور توسعه فرهنگ استفاده از روابط عمومی الکترونیک و توسعه مهارت های «روابط عمومی 2» همزمان با 27 اردیبهشت روز ارتباطات و روابط عمومی مورد بهره برداری قرار گرفت

انواع ارتباطات

ارتباط به طور کلی بر دو نوع است :
1- ارتباطات کلامی 2- ارتباطات غیر کلامی .
ارتباطات کلامی ، مجموعه روابطی است که از طریق سخن گفتن و گفت و گو حاصل می­شود . برای این که در شغـل خود موفق شویم و بتوانیم در جذب مشتری توفیق حاصل کنیم باید از کلمات به دقت استفاده کنیم هر کلمه­ای احساسات ، عواطف خاص و عمـلکرد متفاوتی را در افراد بر می­انگیزد . اگر کلمات در جا و مکان مناسب خود به کار برده شوند، سریع تر بر افراد تاثیر می­گذارند ، لذا در هنگام مواجهه با مشتری ، از کلمات منفی نمی­توانم ، غیر ممکن است ، بعید است ، هرگز و .... نباید استفاده کرد . ما باید از نیروی کلمات و تاثیری که در دیگران دارند، آگاهی داشته باشیم . بیشتر از کلمات و جملات مثبت و انرژی­زا استفاده نماییم .

ارتباطات غیر کلامی ، کلیه پیام­هـایی است که افراد علاوه بر خود کلام ، آنـها را نیز مبادلـه می­کنند طرز ایستادن ، راه رفتن ، حالات چهره ، صدا لباس پوشیدن و.... جملگی نشانه های ارتباطات غیر کلامی هستند. بنـابراین توجه به کلیه موارد فوق می­تواند در نحوه ارتباط با مشـتری و جذب وی مؤثر واقع شود. مشتری در بدو ورود به محل کارما ، با دیدن نشانه­های غیر کلامی در مورد شخصیت ما قضاوت می­کند . بنابراین تلاش مبتنی بر ایجاد شخصیتی مثبت در ذهن مشتری از ضـروری ترین کارهاست که هـرکارمند مشتری مدار باید انجام دهد.در مجموع ، کلام 7در صد لحن و طنین 38 درصد و حرکـات ( که ارتباطـات غیر کلامی در آن دخیل هستند ) 55 درصد از اطلاعـات را منتقل می­کنند

نقش ارتباطات و داشتن ویژگی های روابط عمومی در جذب مشتری

انسان دیگر پیچ و مهره قلمداد نمی­شود و زر و زور بازاری ندارد تنها راه پذیرش دیگران به عنوان انسانی عقلانی با احساسات انسانی است . اقدام به اندیشه و احساس او و ارائه اطلاعات صحیح و صادقانه و اقناع و جلب مشارکت افراد موجب بالندگی فرد و سازمان می­شود.
اگر سازمانی به بقای خویش در سرزمینی می­اندیشد باید فراتر از فلسفه وجودی خود را ببیند . به مثابه یک شهروند باید به نست به سرنوشت محیط احساس مسئولیت کند. به پاکی آب و هوا بی اندیشد و نسبت به گسترش امکانات شهری همت کند والا بیگانه ای در وطن خواهد بود و سوء ظن آحاد جامعه را برخواهد انگیخت . سوء­ظنی که استمرار حیات سازمان ما را به خطر خواهد انداخت .
از مهم ترین مهارت­­ ها در فرآیند کسب و کار ، ارتباطات و فعالیت تشویقی و ترغیبی است . ارتباطـات واژه گسترده­ای است که به صورت برنامه­ریزی شده و یا برنامه­ریزی نشده اتفاق افتد. شرکـت­ها نیاز به هم­ نوا کردن مجموعه با ثبات از کارکنان ، تسهیلات و فعالیت­های خود جهت عرضه معنی نام تجاری شرکت ، قبول آن به مخاطبین مختلف دارند. نیازهای مشتری با شدت و سرعت هر چه تمام تر در حال تغییر است و فقط با نظام ارتباطی صحیح می­توان به موقع در قبال تغییر واکنش مفید نشان داد و پاسخ­گویی صحیح به این تغییرات محیطی رمز ماندگاری و ادامه حیات سازمان­هاست .
واقعیت این است که انسان ، ناشناخته­ترین موجود است با وجود اینکه ما همه انسان هستیم ولی در تمایلات ، رفتار ، خواست­ها ، نیازها و انگیزه­ها و انگیزه­ها با هم بسیار متفاوتیم . انسان ها ضمن آنکه یک مجموعه­اند و مجموعه بشری را شکل می­دهند ، در عین حال در قالب فرد، گروه ، دسته و جوامع از یکدیگر متمایزند .
این تفاوت­ها و نیازها وقتی اهمیت دو چندان پیدا می­کند که ما وظیفه تعامل یا تناقضات و پاسخ­گویی به نیازها را بر عهده می­گیریم و این انسان­ها­ی متمایز در جایگاه مشتریان ما قرار می­گیرند . کارگزار ارتباطی باید اصل اولیه را بپذیرد که هر انسانی شخصیتی منحصر به فرد دارد و علائق ، خواست ها و تمایلات خاص خود را دارد. دومین اصل این است که کارگزار ارتباطی باید به سرعت و دقت شخصیت مخاطب خود را بشناسد ، فرهنگ او چیست ، از چه چیزی خوشش می­آید از چه چیزی متنفر است ، دوست و دشمن او کیست و چه چیزی برای او برانگیزاننده و چه عاملی برای او بازدارنده است .
طبیعتا ارتباطی زمانی می­تواند پایدار باشد که سود متقابل در آن باشد یعنی هر دو طرف در استمرار این فرآیند احساس آرامش ، امنیت رشد و برنده شدن داشته باشد .
در مجموع دوستی­های پایدار و موفق ، روابط خانوادگی گـرم و موفقیت­های تحصیلی و شغلی و در نهایت جذب مشتری به مهارت­های ارتباطی ما بستگی دارد به طوری که زیر بنا و شالوده موفقیت در جذب مشتری برقراری ارتباط مناسب است .

روابط عمومی ایرانی

روابط عمومي ايراني دچار كمون شده است . چند صباحي است كه در اغما سر مي كنم . راستش را بخواهيد وقتي خبرهاي بد انتصاب هاي اخير را مي شنوم و اين همه پزشك و مهندس كه يك شبه متخصص روابط عمومي شدند ديگر دلم نمي خواهد از روابط عمومي حرف بزنم . از آن طرف هم اين كارشناسان ما بد جوري دچار توهم شده اند و اين كنفرانس ها و سمپوزيومها روابط عمومي دارد ما را به مسير ديگري مي برد . !!!. نگرانم كه اين دستاورد هاما را دچار علم زدگي كند و فراموش كنيم كه كجا هستيم . شايد البته همين "خود فراموشي" قدري در اين شرايط خوب باشد ولي واقعيت آن است كه روابط عمومي نيز با اين اوصاف كه مي بينيم افق هاي روشني پيش رو ندارد. شما چه فكر مي كنيد

افزایش سواد دیجیتالی سبب پیشرفت خواهد شد.

مدیر مرکز مطالعات جهانی و بنیانگذار انجمن ارتباطات جهانی گفت: توجه به زیرساخت فناوری های نوین اطلاعات و ارتباطات و آموزش سواد دیجیتالی می تواند در پیشرفت کشور در بخش های مختلف سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و ارتباطی موثر باشد ... وی که ریاست شورای مشورتی دبیرخانه دایمی همایش روابط عمومی الکترونیک را بر عهده دارد، با اشاره به مزایای روابط عمومی الکترونیک اظهار داشت: آموزش کامپیوتر باید از دوران ابتدایی در مدارس آغاز شود ... وی با بیان اینکه روابط عمومی ها موظفند همیشه خود را به روز نگه داشته و از جدیدترین ابزار و فناوری ها در انجام وظایفشان استفاده کنند افزود در کشور ما نیز روابط عمومی ها تا حد امکان از ابزارهای جدید بهره برداری می کنند ... کمالی پور رییس گروه ارتباطات دانشگاه پوردو آمریکا خاطرنشان کرد: امروزه دیگر روابط عمومی ها نمی توانند بدون بهره گیری از امکاناتی که ابزار دیجیتال در اختیار آنها می گذارد وظایف خود را به درستی انجام دهند ... وی که استاد ارتباطات گرایش رسانه از دانشگاه میسوری کلمبیاست، گفت: استفاده بهینه از جدیدترین ابزارهای دیجیتالی فرصت های خوبی را برای بشر و به خصوص فعالان عرصه روابط عمومی و رسانه ایجاد کرده است ... مدیر مرکز مطالعات جهانی، تحول در نحوه نظرسنجی و پیگیری امور در فضای وب را از ویژگی های روابط عمومی الکترونیک ذکر نمود و تاکید کرد: این ویژگی ها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شده و اثربخشی روابط عمومی ها را افزایش می دهد

کشورنیاز به تعریف جدیدی از روابط عمومی متحرک دارد

عضوهیات مدیره شرکت مخابرات با تاکید بر نقش روابط عمومی الکترونیک خواستار روابط عمومی متحرک و ایجاد نقش بازیگر در نهادهای بین المللی و منطقه ای شد ... محمد کرم پور در چهارمین همایش روابط عمومی الکترونیک در محل هتل المپیک با تشریح ویژگی های روابط عمومی الکترونیک و سنتی، گفت: کشور نیاز به تعریف جدیدی از روابط عمومی متحرک دارد و باید با فراهم ساختن زیرساخت های نوین، حقوقی، قانونی، علمی و عملی در این جهت حرکت کرد ... وی افزود: روند گسترش ترافیک جهانی از تلفن ثابت به تلفن موبایل نقش روابط عمومی الکترونیک و به عبارتی دیگر متحرک را برجسته تر کرده است ... مدیرعامل سابق شرکت مخابرات استان تهران شاخص ها و ویژگی هایی که باید کشور در جهت روابط عمومی محترک حرکت کند، اشاره کرد و گفت: تعریف وظایف جدید، استانداردسازی روابط عمومی ها، تعریف شاخص های جدید ارزیابی، توسعه تحقیقات نظری و عملی، حضور در نهادهای بین المللی و منطقه ای در نقش بازیگر و نه تماشاگر از ویژگی ها و شاخص های حرکت به سوی روابط عمومی متحرک در هزاره سوم است ... وی با بیان اینکه روابط عمومی الکترونیک دارای حجم گسترده انتقال فرهنگ و اطلاعات است، گفت: درآمدزایی از ارتباطات راه دور در روابط عمومی الکترونیکی امروزه بسیار گسترش یافته است ... عضو هیات مدیره شرکت مخابرات کشور به عوامل تغییر در حوزه ارتباطات الکترونیکی اشاره کرد و گفت: نظریه های حوزه ارتباطات و فناوری از عوامل تغییر در حوزه ارتباطات هستند که نقش تعیین کننده ای در انتقال تغییر و تحول از حوزه سنتی به الکترونیک دارا هستند.

چرا روابط عمومی الکترونیک

با شروع هزاره سوم، سازمان‌ها و جامعه ایران در آستانة ورود به جامعه اطلاعاتی هستند؛ جامعه‌ای که در آن بر اثر تغییرات و نوآوری‌های تکنولوژیکی، ارتباطات و اطلاع‌رسانی و ارائة خدمات سرعت بالایی پیدا کرده و این نوآوری‌ها باعث ایجاد چالش‌ها و فرصت‌هایی برای سازمان‌ها و بویژه روابط عمومی‌ها در خصوص چگونگی ارتباط با محیط و ایفای نقش‌های موثر در درون و برون‌سازمان و ضرورت‌ هماهنگ ساختن سازمان با تغییرات محیطی شده است.
روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی باید در سازمان حضوری قدرتمند و مؤثر داشته باشد تا بتواند مدیریت را در تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌های سازمان در قبال محیط و مخاطبان یاری رساند و وی را از اهمیت ارتباط دوسویه با محیط، ارزیابی سازمان از نظر مخاطبان ، ضرورت مخاطب محوری در سازمان، تطبیق برنامه‌ها و سیاست‌های سازمان با گرایش‌ها و خواسته‌ها و نیازهای مخاطبان،‌ آگاه کند.
تحولات ناشی از پیشرفت فنآوری اطلاعات و ارتباطات، مفهوم بسیاری از پدیده‌ها از جمله "روابط عمومی" را دستخوش دگرگونی ساخته و تاثیرپذیری از فنآوری‌های نوین ارتباطی عصر جدیدی را در تاریخ روابط عمومی ایجاد کرده و بستر شکل‌گیری ”روابط عمومی الکترونیک“ را فراهم ساخته است.
باید پذیرفت که در شرایط کنونی جامعه، توسعه‌ی روابط عمومی الکترونیک نه تنها یک ضرورت، بلکه یک الزام غیر قابل انکار است که خواسته یا ناخواسته باید به سوی آن برویم.
روابط عمومی‌‌ها به دلایل مختلف باید بتوانند گام به گام و در عین حال با سرعتی قابل قبول، روش‌های سنتی را کنار گذاشته و با استفاده از ابزار روابط عمومی الکترونیک، وظایف خود را انجام دهند و یا تلفیقی از روابط عمومی سنتی و الکترونیک را بکار گیرند؛ چرا که مخاطب امروز با مخاطب دیروز متفاوت است. مخاطبان امروزی، خود به دنبال اطلاعات رفته و منتظر دریافت اطلاعات از دیگران نیستند، بنابراین روابط عمومی‌ها باید بتوانند با استفاده از شیوه‌های نوین، اطلاعات لازم مخاطب را در سریع‌ترین زمان ممکن در اختیار وی قرار دهند.
حجم وسیع اطلاعات و داده‌های گسترده که هر روزه نیز بر میزان آن افزوده می‌شود، یکی دیگر از الزامات حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک محسوب می‌شود، چرا که روش‌های سنتی قادر به دسته‌بندی و ایجاد امکان دسترسی به حجم بالای داده‌های سازمان‌های اجتماعی، اقتصادی فرهنگی و خدماتی نیستند و تنها روابط عمومی الکترونیک می‌تواند با استفاده از فناوری‌های نوین این علم، این مشکل را مرتفع کند.
عصر ارتباطات و اطلاعات، شرایط بین‌المللی و بهره‌گیری از رایانه و اینترنت در معادلات بین‌المللی، دیگر ضرورت اجتناب‌ناپذیر پرداختن به روابط عمومی الکترونیک است، به گونه‌ای که دیگر نمی‌توان اطلاعات دنیا را از طریق اینترنت دریافت کرد و با روش‌های سنتی و معمول به آن‌ها پاسخ داد. در چنین شرایطی تنها از طریق روابط عمومی الکترونیک، تعامل‌ با کشورهای دنیا قابل توسعه بوده و می‌توان به آن عمق بخشید.
در این جا باید یادآور شد، حرکت آزاد اطلاعات و آگاهی‌رسانی همگانی و توسعه انسانی، قدرت‌بخشی مردم و مشارکت بیشتر آن‌ها در فرایند تصمیم‌سازی، کاستن از تنش‌ها و مخاصمه‌های قومی، منطقه‌ای و بین‌المللی، ارتقای سطح سواد عمومی و ... نتیجه بهره‌گیری صحیح از فنآوری‌های نوین اطلاعاتی (IT) است.
اما شاید عمده‏ترین سؤالات ما در عصر اینترنت این باشد که چگونه می‏توانیم در جهت اهداف روابط عمومی از سرویس‏های الکترونیک استفاده کنیم و مهم‌تر این که چگونه می‏توان توسط این سرویس‌ها ارتباط مشتری و یا مخاطب را با روابط عمومی برقرار کرد.
در این راستا باید نکات زیر را مد نظر قرار دهیم؛
1- نوع جدیدی از مخاطبان با رسانه‏های الکترونیک در حال شکل‌گیری هستند.
2- روابط عمومی به‌گونه‏ای فزاینده در حال تغییر و گسترش است.
3- روابط عمومی‏ها از ارتباط مستقیم به ارتباط از طریق تکنولوژی ارتباطات روی می‏آورند.
4- تکنیک‏های جدید, مناسبات ارتباطی میان روابط عمومی‌ها و مخاطبان آن‌ها را تغییر خواهد داد, اما پیام‏رسانی یک مسوولیت مداوم برای روابط عمومی‏ها باقی خواهد ماند.
با ورود به دنیای جدید که در آن اینترنت حرف اصلی را می‏زند، روابط عمومی مسوولیت‏هایی تازه می‏یابد که عمده‌ترین آن‌ها به شرح زیر است؛
1- اطلاع‌یابی که در این مرحله تهیه و تولید اطلاعات انجام می‏گیرد.
2- اطلاع‌شناسی که مرحله تدوین و تنظیم اطلاعات است.
3- اطلاع‌رسانی که مرحله توزیع و تبیین اطلاعات است.
یکی دیگر از دلایلی که باعث پرداختن به این بحث می‌شود، آن است که روابط عمومی الکترونیک، سازمان‌ها را از قید و بند محدودیت‌های زمانی و مکانی رها ساخته و به توسعه‌ی روابط عمومی و در نهایت به توسعه‌ی کشور کمک خواهد کرد.
البته نباید از نظر دور داشت که بحث آموزش در روابط عمومی آن هم در چنین شرایطی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. برگزاری دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت و همایش‌های علمی منطقه‌ای، ملی و بین‌المللی با استفاده از حضور اساتید مجرب و موفق در این عرصه می‌تواند شرایط مساعدتری را برای پذیرش این تغییر و ایجاد انگیزه‌های بیشتر در مدیران، دست‌اندرکاران و متولیان روابط عمومی در کشور مهیا نماید. البته در این حوزه نیز مانند سایر حوزه‌ها در بهره‌گیری از تکنولوژی‌های روز دنیا با تأخیری قابل تأمل نسبت به کشورهای توسعه‌یافته مواجه هستیم و باید در این مسیر با سرعت بیشتری گام برداریم. هر چند که اقدامات صورت گرفته در این عرصه مانند برگزاری همایش‌های بین‌المللی، وبلاگ‌ها و پایگاه‌های تخصصی روابط عمومی را می‌توان برای شروع حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک، مناسب و مفید ارزیابی کرد.
با توجه به مطالب ارائه شده، چنین به نظر می‌رسد که روابط عمومی الکترونیک، از ضرورت‌های اجتناب‌ناپذیر دولت الکترونیک بوده و روابط عمومی است که می‌تواند و باید زمینه‌های لازم و بسترسازی مناسب را برای تحقق دولت الکترونیک فراهم نماید؛ چراکه هر‌گونه بی‌‏توجهی نسبت به تربیت شهروند الکترونیک، باعث خواهد شد انرژی و هزینه‌‏های مربوط به ایجاد دولت الکترونیک هدر رفته و آن را با شکست مواجه کند.
با این همه، روشن است که نیاز به توسعه‌ آموزش و تربیت شهروند الکترونیکی، به اندازة ایجاد زیرساخت‌‏های ارتباطی برای توسعه IT در کشور از اهمیت برخوردار است و اهمیت‌بخشی به روابط عمومی الکترونیک از سوی دولت‌مردان و سیاست‌گزاران عرصه روابط عمومی، می‌تواند این شرایط را تسهیل نماید.

الزامات روابط عمومی الکترونیک در هزاره سوم

تحولات ناشي از پيشرفت فناوري اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، مفهوم بسياري از پديده ها از جمله روابط عمومي(PR) را دستخوش دگرگوني ساخته و تاثير پذيري از فناوري هاي نوين ارتباطي، عصر جديدي را در تاريخ روابط عمومي ايجاد کرده و بستر شکل گيري روابط عمومي الکترونيک(EPR) را فراهم ساخته است. بر اين اساس بايد پذيرفت که در شرايط کنوني جامعه، توسعه روابط عمومي الکترونيک نه تنها يک ضرورت، بلکه يک الزام غير قابل انکار است که خواسته يا ناخواسته بايد به سوي آن برويم. الف) در چيستي روابط عمومي: روابط عمومي واحد اصلي ارتباط سازمان ها با مخاطبين است و در عصر انفجار اطلاعات، بايد اولين واحد در دسترسي به شبکه هاي ارتباطي محلي، ملي و جهاني باشد. در بستر توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات (ICT) در کل، دولت الکترونيکي(ES) به صورت خاص، بايد جايگاه روابط عمومي ها به صورت ويژه اي ديده شود تا بستر رشد و توسعه در ساير عرصه ها فراهم گردد. از نظر «ادوارد برنيز» روابط عمومي عبارت است از: 1- اطلاعاتي که به مردم داده مي شود. 2- تلاشهايي ترغيبي به منظور تغيير گرايشها و رفتار مردم. 3- کوشش در همبسته ساختن نگرشها و اقدامات يک موسسه با مخاطبان خود و متقابلاً نگرشها و اقدامات مخاطبان با موسسه. در تعريف فوق، آگاه ساختن، متقاعد کردن و ايجاد همبستگي، اقداماتي هستند که به عمل روابط عمومي حاکم است و اعمال فوق بر ارتباط و پيوند يکايک اجزاء با يکديگر دلالت دارند. افراد ديگري، روابط عمومي را کارکرد مديريت مي دانند که نگرش عمومي را ارزيابي کرده، خط مشي ها و رويه هايي را براي يک فرد يا يک سازمان در جهت منافع عمومي تدوين مي کند و برنامه هاي عملياتي را در جهت حصول تفاهم و مقبوليت عامه طراحي و اجرا مي کند. روابط عمومي در حقيقت شبکه هوشيار، بانک اطلاعات، مغز متفکر سازمان و پل ارتباطي آن با افکار عمومي و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمايلات و عادات و سلايق متفاوت است و بايد خصلت هايي چون قانون مداري، نظم، شجاعت، ابراز عقيده، تحمل شنيدن آراء مخالفان، احترام به حقوق فردي و اجتماعي ديگران و صداقت را داشته باشد. ب) روابط عمومي الکترونيک: روابط عمومي الکترونيک، روش به کار گرفتن فن آوري جديد ارتباطي و رسانه هاي نوين اطلاع رساني براي ارايه خدمات منطبق برخواسته ها و نيازهاي مخاطبان به طور لحظه اي (online) به منظور تحقق بخشيدن به هدف هاي روابط عمومي است. سرعت اطلاع رساني، اصلي ترين عامل است که روابط عمومي الکترونيک را از روابط عمومي سنتي تمايز مي بخشد. اصطلاح روابط عمومي الکترونيک نزديک به يک دهه است که وارد ادبيات روابط عمومي شده است و اصطلاح فوق مانند اصطلاحاتي مثل کتاب الکترونيکي، دولت الکترونيکي، پست الکترونيکي و غيره داراي پسوند (e) مي باشد و به طور اختصاص (e-pr) نوشته مي شود، کما اينکه فردي به نام «مت هيگ» در سال 2000 م کتابي با عنوان e-pr نوشت. روابط عمومي الکترونيکي به ابزار الکترونيکي (سخت افزار) مهارت الکترونيکي (نيروي انساني آموزش ديده) و دانش الکترونيکي (نرم افزار) نياز دارد. شفافيت بيشتر، زبان ساده تر و سرعت بيشتر در توليد و توزيع اطلاعات در اين نوع روابط عمومي توصيه مي شود. ج) ضرورت و اهميت روابط عمومي الکترونيک: با توجه به ويژگيهاي عصر جديد و ضرورت سرعت بالاي نقل و انتقال اطلاعات و با توجه به پويايي و تغيير و تحول سريع روندهاي مختلف سياسي، اجتماعي، فرهنگي و اقتصادي و شکل گيري پديده جهاني شدن و کمرنگ شدن عنصر مکان و جغرافيا، توسعه روابط عمومي الکترونيک يک ضرورت مي باشد. در مجموع عوامل مختلفي اين ضرورت را عيني ساخته که برخي از آنها عبارتند از: 1- افزايش حجم اطلاعات مورد تقاضاي مردم. 2- افزايش خدمات قابل ارائه به مردم. 3- تقويت روند شکل گيري رسانه هاي تعاملي. 4- توسعه روزنامه نگاري الکترونيکي. 5- ويژگيهاي جديد بازار، استفاده از مخابرات و الکترونيک در تجارت. 6- رشد و شکل گيري موسسات مشاور. 7- گسترش و ارتقاء نيازها، خواسته ها و انتظارات مخاطبان متناسب با شرايط روز. 8- افزايش سرعت اطلاع رساني. د) ويژگيها و مزاياي روابط عمومي الکترونيک: معمولاً در روابط عمومي هاي سنتي نقل و انتقال اطلاعات به کندي صورت مي گيرد و ميزان متنابهي وقت، هزينه و انرژي سازماني هدر مي رود. در عين حال محدوديت زماني و مکاني نيز امر ارتباطات و گردش اطلاعات را مشکل مي نمايد. روابط عمومي الکترونيکي ويژگيهاي متمايزي نسبت به روابط عمومي سنتي دارد که عبارتند از: 1- وسيله اي براي ارائه خدمات مورد نياز مخاطبان به سادگي و با هزينه کمتر. 2- فراغت از قيد زمان و مکان و محدوديت هاي کاري. 3- پيشتاز و فعال، ايده و تصميم ساز در سازمان. 4- برقراري ارتباط دو سويه بين سازمان و تک تک افراد جامعه با سرعت و سهولت بيشتر 5- تقويت پاسخگويي به افراد جامعه 6- کاهش هزينه هاي اطلاع رساني 7- حفظ محيط زيست با کاهش مصرف کاغذ، حمل و نقل و توزيع. 8- روابط عمومي الکترونيک، مفهوم رايج اطلاع رساني، بازاريابي و مخاطب قرار دادن جمع را منسوخ و نوع جديدي از بازاريابي محکم و مناسب را دنبال مي کند. به زبان ساده تر، مزاياي روابط عمومي الکترونيک عبارتند از: - تعاملي و دوسويه بودن ارتباطات - کاهش هزينه ها و افزايش نرخ بهره وري کارکنان - الزام به پاسخگويي به صورت online - دسترسي سريع به اطلاعات - کاهش حجم نامه هاي اداري و بايگاني - فراگيري و فرامرزي بودن - پيش بيني نيازهاي تعريف نشده مخاطب ه) وضع موجود ايران و موانع پيش رو: در حال حاضر بين کشورهاي در حال توسعه از جمله ايران و کشورهاي توسعه يافته از لحاظ رشد و جايگاه روابط عمومي الکترونيک شکاف عميقي وجود دارد، در کشور ايران صرفاً در سطوح دانشگاهي و علمي مباحثي در مورد اهميت و ضرورت روابط عمومي الکترونيک مطرح شده است و هنوز به عرصه عمومي جامعه تسري نيافته است. نکته قابل توجه اينکه بين دولت الکترونيک و روابط عمومي الکترونيک پيوند وثيقي وجود دارد و در واقع دولت توسعه يافته و مبتني بر فناوري و اطلاعات بايد داراي روابط عمومي هاي الکترونيک باشد و اين دو لازم و ملزوم يکديگر مي باشند. بر اين اساس در ادامه به مهمترين موانع عيني و ذهني عدم توسعه روابط عمومي الکترونيک مي پردازيم. 1- سنتي بودن فرهنگ و ذهنيت جامعه: واقعيت اين است که جامعه ايراني در بستر يک فرهنگ سنتي به سر مي برد و عليرغم رشد و توسعه مظاهر مدرنيته و تکنولوژيهاي مدرن، افکار و ذهنيت ايراني هماهنگ با توسعه تکنولوژيهاي مدرن نمي باشد. به همين دليل جامعه ايراني باور قلبي و دروني نسبت به نقش پراهميت تکنولوژي فناوري اطلاعات و ارتباطات ندارد. علاوه بر اين اطمينان کامل به اين تکنولوژيها ندارد. عدم نهادينه شدن فرهنگ مجازي و فعاليت در محيط سايبر در نظام ارتباطي جامعه و سازمان ها و عدم آگاهي از حقوق شهروندي و مزاياي ارتباط دو سويه با دولت الکترونيک از جمله موانع موجود مي باشد. 2- ضعف زيرساختهاي کافي در بخش فناوري اطلاعات و مخابرات: در کشورهايي مانند ايران، مانع بزرگتري در راه ايجاد و فراگيري خدمات الکترونيکي وجود دارد که به طور خلاصه آن را ضعف زيرساختهاي مخابراتي مي توان ناميد. ايجاد شبکه هاي مطمئن و پر ظرفيت ارتباطي و مخابراتي در سراسر کشور، شرط لازم تحقق دولت و روابط عمومي الکترونيک مي باشد. از جمله ساير موانع گسترش روابط عمومي الکترونيک عبارتند از: - وجود مقررات و روش هاي دست و پاگير و پيچيده - عدم اطلاع کافي مديران از مزاياي روابط عمومي الکترونيک - عدم آموزش کافي - به کارگيري افراد غير متخصص و بي تجربه در روابط عمومي - مشکلات ساختاري روابط عمومي و تعريف نادرست از نقش روابط عمومي - عدم دسترسي يکسان شهروندان با اينترنت و هزينه هاي سنگين آن - محدوديت منابع و عدم تخصيص منابع مناسب جهت توسعه و ايجاد سخت افزارهاي لازم در توسعه روابط عمومي و الکترونيک در سازمانها - ترس از عدم امنيت در روابط عمومي الکترونيک و) راهبردها و چشم انداز آينده: جهاني شدن ارتباطات و اطلاعات و سرعت تحولات فناوري اطلاعات و ارتباطات آنچنان شدت بالايي دارد که هر گونه درنگ و تاخير در ورود به اين عرصه، کشورها و سازمانها را با خسارات جبران ناپذيري مواجه مي سازد، اگر چه در کشور ما هنوز باور اين مساله بسيار دشوار است. از جمله مهمترين عوامل کليدي در توسعه روابط عمومي الکترونيک مي توان به موارد زير اشاره نمود. 1- آموزش و فرهنگ سازي در سطح جامعه: با توجه به اينکه تمامي شهروندان مخاطبين دولت الکترونيک محسوب مي شوند بايد آنها توانايي بهره گيري از خدمات الکترونيکي را داشته باشند و برنامه هاي آموزشي مناسب براي آنها طراحي شود. بدون شک فرهنگ پذيري و جامعه پذير نمودن شهروندان در حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات و ارايه تصويري از جامعه مطلوب که در آن جريان آزاد اطلاعات، زمينه ايجاد دموکراسي- ديجيتالي مبتني بر آزادي بيان و انديشه، مي تواند زيرساختي موثر در فرهنگ سازي دولت الکترونيک باشد. درواقع هر چه قدر سرمايه گذاري بر روي فناوري اطلاعات بيشتر صورت گيرد مردم بيشتر با حقوق و جايگاه خود در دنياي مجازي آشنا شوند، نيازهاي خويش را بيش از پيش خواهند شناخت. مفاهيمي مانند دموکراسي ديجيتالي، راي گيري الکترونيکي، شهروند الکترونيکي، شهر و دولت الکترونيکي و ... از جمله مفاهيم و پديده هاي هستند که زمينه را براي رغبت شهروندان به آموزش و فرهنگ پذيري آماده مي نمايد. نکته قابل ذکر اين که روابط عمومي ها خود به تنهايي نقش عمده اي در گسترش نهادينه کردن مفاهيم و پديده هاي الکترونيکي دارند. 2- دسترسي فراگير به اينترنت و ترميم شکاف ديجيتالي در جامعه: بر اساس آمارهاي موجود تعداد کاربران اينترنت در ايران حدود 7 ميليون نفر مي باشد، به عبارت ديگر از هر 100 ايراني تنها 10 نفر به اينترنت دسترسي دارند. بر اين اساس ارايه خدمات گسترده و حتي آموزش عمومي و رايگان ICT به اقشار مختلف مي تواند باعث ارتقاء فرهنگ عمومي جامعه در استفاده از اينترنت باشد. متاسفانه در سالهاي اوليه ورود اينترنت به جامعه ايران، بدليل ضعف کارکردي و اطلاع رساني نامناسب روابط عمومي ها، تصور غلط و منفي از اين تکنولوژي در جامعه شکل گرفت، اما در حال حاضر اين رسالت بر عهده روابط عمومي هاست که خود با بهره گيري از (ICT) ذهنيت و باور جامعه را در جهت مثبت و سازنده تغيير دهند و اين امر مهم، امکان پذير است. 3- تلاش در جهت کاهش آهنگ مقاومت در برابر تغيير در روابط عمومي ها: يکي از مشکلات جدي کارکنان سازمانهاي اداري ايران، مقاومت در برابر هر گونه تغيير است. عدم امنيت شغلي، کم توجهي به مشارکت کارکنان درمديريت سازمانها، ترس در مقابل از دست دادن موقعيت شغلي، عادت به رفتارهاي سنتي و ... از جمله دلايل اين تفاوت است. آگاه کردن کارکنان روابط عمومي در خصوص آنکه روابط عمومي الکترونيک به منزله استفاده صرف از ابزارهاي الکترونيکي براي انتقال اطلاعات نيست، بلکه روابط عمومي الکترونيک با بهره گيري مناسب از فن آوري اطلاعات و ارتباطات مي تواند طبقه بندي مناسبي از اطلاعات ايجاد کند و نظام جمع آوري گردش و پردازش، ارائه و در نهايت دريافت بازخورد (Feed back) را به بهترين شکل ممکن انجام دهد. بر اين اساس روابط عمومي ها وظيفه دارند با پيشقدم شدن در استفاده از امکانات (ICT) در کارشان و توسعه روابط عمومي الکترونيک، سازمانهاي کنوني را به سازمانهاي «ياد گيرنده» تبديل کنند که در آن افراد رفتارها و پندارهايشان تغيير يافته است. از جمله راهبردهاي ديگر در جهت توسعه روابط عمومي الکترونيک عبارتند از: - تضمين حريم و امنيت شخصي افراد از سوي دولت - تدوين برنامه در جهت معماري اطلاعات در روابط عمومي الکترونيک - ارايه خدمات گسترده و فراگير در سراسر جامعه فرجام سخن روابط عمومي مبتني بر فن آوري اطلاعات و ارتباطات نياز ضروري هر سازماني مي باشد. زيرا با توسعه دولت الکترونيک، نياز به اطلاع رساني سريع دقيق و کم هزينه ضروري مي باشد. به لحاظ تئوريک رابطه دولت الکترونيک و روابط عمومي الکترونيک رابطه تکويني است نه تاسيسي. به اين معني که دولت الکترونيک براي توسعه و استقرار خود نيازمند روابط عمومي الکترونيک هست و روابط عمومي الکترونيک هم در بستر يک دولت الکترونيک شکل مي گيرد. آنچه که اهميت دارد اين است که با توجه به آهنگ سريع رشد و تحول تکنولوژيهاي اطلاعاتي و ارتباطاتي کارکردها و ابزارهاي سنتي روابط عمومي بايد با اين تکنولوژيها هماهنگ و همسو گردد و اين تطابق و هماهنگي بايد در بستر فرهنگ سازي، آموزش و تغيير نگرش ها امکان پذير است.

روابط عمومی و سازمان متبوع

1. شرط توفیق روابط عمومی آن است که به عنوان یک عمل مدیریتی مدنظر قرار گیرد .2. روابط عمومی مهمترین قسمت هر سازمان و درست اندیشی و صداقت مهم ترین روش روابط عمومی است. 3. با توجه به این مطلب که چهره هر سازمان را در روابط عمومی آن می توان دید و عنایت به این مطلب که فعالیتهای روابط عمومی بر تمامی فعالیتهای سازمان تاثیر گذار است،نقش روابط عمومی در سازمان ها بسیار مهم است. 4. اجرای مطلوب طرحها و برنامه های روابط عمومی با میزان علاقه مندی و دلبستگی کارکنان ارتباط مستقیم دارد. 5 .اجرای نظام پیشنهادها سبب ایجاد انگیزه و بروز خلاقیتها و قابلیتها شده و برگزاری تریبون آزاد فرصتی مناسب برای بیان آزاد و صمیمانه نظرات کارکنان است . 6 . روابط عمومی باید زبان کارکنان وسخنگوی آنان بوده و به ازای آن، خواستهای مدیران سازمان را به کارکنان منتقل نماید. 7 . تقویم مناسبتها ابزار مفیدی برای روابط عمومی است تا بر اساس آن به مدیریت مراسم و مناسبتها مبادرت کند . 8. از مهمترین اقدامات روابط عمومی در داخل سازمان ، انتشار نشریه داخلی ، سازماندهی نظام پیشنهادها ، راهنمایی ارباب رجوع ، مشارکت در غم و شادی کارکنان ، برگزاری مراسم مختلف ، اطلاع رسانی به مسوولان سازمان و سنجش افکار ، نصب صندوق انتقادات و پیشنهادها است . 9. جلوگیری از مصرف هزینه های غیر ضروری به ویژه در بخش تبلیغات،عامل مهمی در باور کردن برنامه های سازمان است. 10. شرکت در جلسات مهم و برقراری ارتباط مستمر و مستقیم با مسوولین را از دست ندهید . 11. روابط عمومی باید این نکته را بداند که به مثابه اتاق شیشه ای سازمان است و هرقدر که سازمان خوب عمل کند ، ولی اگر روابط عمومی نتواند با مردم ارتباط برقرار کند در نهایت سازمان بازنده خواهد بود . 12. روابط عمومی هم طراز با مقام اول تشکیلات باید از شرح وظایف و اهداف و کارکرد کلیه قسمتهای سازمان آگاه باشد.13. طرحهای روابط عمومی باید براساس زیر بنای شناخت همه جانبه مسائل سازمان و مخاطبین ذیربط استوار باشد. 14. وظیفه مهم روابط عمومی تقویت ارتباط با رسانه هاست ، نه نصب پرچم تبریک و تسلیت 15. زمانی روابط عمومی موفق است که از سوی مدیران رده بالای سازمان پذیرفته ، حمایت و باور شود. 16. روابط عمومی باید شهامت انتقال انتقادات و اعتراضات مخاطبان به مدیریت سازمان را داشته باشد. 17 . روابط عمومی باید بین منافع عموم و منافع سازمان هماهنگی و تعامل برقرار کند. 18.روابط عمومی باید مشروعیت خود را در اعتماد به مردم بیابد ، نه در خوشایند مدیران همچنین روابط عمومی نباید به کانونی برای تبلیغ مدیر سازمان تبدیل شود. 19. روابط عمومی چشم و گوش سازمان است.و باید مدیران را در جریان افکار عمومی قرار دهند . 20 .روابط عمومی باید این اطمینان را داشته باشد که از امنیت شغلی برخوردار است. 21. تشکیل کمیته همیاری برای برطرف کردن مشکلات شخصی و خانوادگی کارکنان زیباترین و انسانی ترین کار روابط عمومی به شمار می رود. 22. روابط عمومی تنها یک فن نیست ، یک هنر و از آن بالاتر یک اخلاق است . 23. روابط عمومی وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی العموم مردم در داخل سازمان است

روابط عمومی و افکار عمومی

یکی از مهمترین اقدامات روابط عمومی ها توجه به افکار عمومی است.روابط عمومی باید بتواند به افکار عمومی جهت بدهد .
2 . مهمترین عامل عدم موفقیت یا کمی مقبولیت سازمانهایی که خوب کار می کنند ، نداشتن روابط عمومی موفق است.
3. از روابط عمومی بسیار چیزها باید بیاموزیم که کمتر آموخته ایم
4. همه چیز را از دید علائق شخصی مخاطبین خود نگاه کنید .
5 .فرمول نیکی با همگان ، شناخت مخاطب و دشمنی با هیچ کس را سرلوحه فعالیتهای روابط عمومی قرار دهید .
6 . مشارکت و حضور موثر در انجمنهای تخصصی روابط عمومی را جدی بگیرید .
7 . نسبت به فراهم نمودن حسن ارتباط متقابل بین مردم و مسوولین کوشا باشید.
8 .از مهمترین فعالیتهای روابط عمومی اطلاع رسانی اقناعی است .
9. موش خرما همان موش صحرایی است ولی با روابط عمومی بهتر
10. روابط عمومی باید قابلیت انتقال پیام صحیح و متناسب با زمان را داشته و مجرایی برای تبادل اندیشه ها و افکار باشد.
11. مخاطب خود را بشناس این اولین توصیه به نویسندگان روابط عمومی است.
12.پرسیدن و کسب اطلاع از حقوق مسلم مردم و رسانه ها و پاسخ دادن از مسوولیتهای روابط عمومی است.
13. روابط عمومی باید در زمینه توزیع صحیح اطلاعات بین مخاطبان کوشا بوده و از حبس کردن اطلاعات بپرهیزد.
14. از دید منتقدان روابط عمومی کمترین کار را می کند و بیشترین حرف را می زند.
15. روابط عمومی آینه ای واقعی و بدون خش است که نقش شفاف سازی ارتباطی و اطلاعاتی را بر عهده دارد.
16. روابط عمومی یعنی اطلاع رسانی درست در هر زمان و در هر مکان و با استفاده از ابزارهای مناسب
17.ماهیت روابط عمومی رسیدن به تفاهم و ایجاد نگرش مشترک بین سازمان و مخاطبان است.
18. توجه به بازتاب اخبار و بازخورد رسانه ها و مردم از طریق نظرسنجی ها توسط روابط عمومی بسیار ضروری است .
19. فلسفه وجودی روابط عمومی ، انتشار و ابلاغ اطلاعات و اخبار است.

روابط عمومی و رسانه

روابط عمومی و رسانه ها 1. استفاده از اینترنت و فن آوری های نوین تجهیزات قدرتمندی را در اختیار روابط عمومی ها قرار داده و پدیده اینترنت آنچنان دنیای روابط عمومی را متحول کرده است که عده ای معتقدند اگر به شبکه متصل نیستید حیات ندارید. 2. آشنایی با سایتها و پایگاههای اطلاع رسانی عامل مهمی در به روز رسانی اطلاعات است ، ایجاد یک وب سایت جذاب برای انتقال اخبار از بدیهی ترین اقدامات روابط عمومی در عصر اینترنت است و شرط موفقیت برای به کارگیری اینترنت در روابط عمومی داشتن نگاه استراتژیک و همچنین شناخت تمام زوایا و ویژگیهای ارتباطی اینترنتی می باشد.3. گرچه اطلاع رسانی از ویژگیهای روابط عمومی کارآمد است ، آنچه اولویت بیشتری دارد اطلاع یابی است.روابط عمومی ها باید در داخل سازمان به دنبال خبر بدوند نه اینکه منتظر خبر بمانند. 4. گله روابط عمومی ها از خبرنگار در مورد چاپ نشدن یک خبر ، نشانگر دخالت بی مورد روابط عمومی در کار روزنامه نگاری است . روابط عمومی ها باید بدانند که انجام وظایف روزمره خبر نیست .5. در هیچ شرایطی روابط عمومی به صورت رسمي تقاضای جلوگیری از چاپ یک مطلب را نمی کند، بلکه با بر قراري ارتباطی صمیمانه و دوستانه با رسانه ها مي توان ، از انتشار اخبار غیر واقعی و شایعات جلوگیری كرد.6. روابط عمومی باید بداند که رسانه ها پایگاه تبلیغاتی و سخنگویان یک طرفه سازمان او نیستند ، بلکه رسانه ها در انتخاب اخبار ، نیازها و علایق مخاطبان خود را در نظر می گیرند. 7. تشکیل شورای مشورتی ارتباط با رسانه ها به منظور بحث و بررسی کارشناسی برای بهبود فعالیتهای روابط عمومی و استفاده از ظرفیتهای موجود رسانه ها عامل مهمی در موفقیت روابط عمومی ها در ایجاد ارتباط با رسانه ها است . 8. از کارهای معمولی و اولیه روابط عمومی جستجوی سایتهای اینترنتی خبرگزاری ها و تهیه بریده جراید و توزیع آن بین مدیران سازمان است . 9. با نصب العین قراردادن عبارت مشهور ( خیر الکلام ما قل و دل) و تنظیم اخبار در حجم کم ، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری کوتاه نویسی را تجربه کنید. 10. پرداختن به عناصر اصلی خبر و پرهیز از اخبار شخصیت مدار ( رییس مدار ) و حواشی کم اهمیت به افزایش أگاهی مردم و انعكاس بيشتر اخبار کمک می کند . 11. برخی خبرنگاران مایلند با مدیران ارشد سازمان مصاحبه نمایند ، برداشتن موانع متعدد در این راه قابل اهمیت است. همچنین هماهنگی برای انجام مصاحبه های اختصاصی و مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی در انعکاس اخبار بسیار مهم است. 12.در انتقال اخبار به رسانه ها تولید اخبار ابتکاری، توجه به خط مشی رسانه ها ، جامع و کامل بودن خبر ، ارسال عکسهای مرتبط با خبر ، سریع رساندن خبر و زمان فعالیت رسانه ها حایز اهمیت است . 13. این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد. 14. باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران انها احترام گذاشت ، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعكاس مناسب اخبار خواهد شد . 15. از رسانه های نوشتاری برای انتقال اطلاعات طولانی و تخصصی اخبار استفاده مطلوب را ببرید. 16. خبرهایی که در رادیو و تلویزیون منعکس می شوند ، جذابتر از خبرهایی هستند که بر روی کاغذ درج می شوند.17.ارسال کارت تبریک به رسانه ها را به مناسبت سالروز تاسیس یا شروع سال نو جدی بگیرید.18. روابط عمومی ها باید بدانند که هرچه عنصر تبلیغات در یک خبر بیشتر باشد کم اثر تر خواهد شد19. اطلاعات مورد نیاز خبرنگاران را شخصا تهیه نموده و هیچ گاه سئوالات خبرنگاران را بی پاسخ نگذارید . 20. اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی ( روابط عمومی الکترونیک ) را جدی بگیرید. 21. برقراری ارتباط نظام مند با مراکز اطلاع رسانی مختلف و ایجاد بخش مستقل ارتباط با رسانه ها را پیگیری نمایید22. جهت شرکت در مراسم و مناسبتهای مختلف دعوت از خبرنگاران را فراموش نکنید . 23. برای انعکاس اخبار در رسانه ها از تمام امکانات و نفوذ خود استفاده نمایید و برای این که مطمئن شوید اخبار ارسالی به سرویس مورد نظر رسیده است ، با برقراری تماس تلفنی ، توصیه های دوستانه را فراموش نکنید . 24.موضع گیری شخصی و سیاسی را در تنظیم خبر دخالت ندهید . 25. در صورتی که قصد ارسال جوابیه را دارید در اسرع وقت اقدام نمایید ، زیرا در غیر اینصورت مطلب چاپ شده تاثیر خود را در اذهان عمومی گذاشته و صحیح تلقی می گردد. 26. در هنگام تهیه جوابیه، اشاره به مستندات منطقی ، خودداری از ذکر عبارات توهین آمیز و رعایت کردن عدالت الزامی است.27. فراموش نکنید افزایش حجم اخبار غیر موثق و اخباری که نیاز به جوابیه( تاييديه و تكذیبیه و .... ) دارند ناشی از عملکرد ناقص روابط عمومی در زمینه اطلاع رسانی می باشد. 28.بعضی از رسانه ها مایلند که مطالب مورد نیاز خود را از طریق اینترنت دریافت کنند، این وظیفه روابط عمومی است که به نحوه عملکرد این سیستمها آشنا شوند.29. روابط عمومی ها در مواردی که از نظر خبری فعال نیستند باید با استفاده از تشابه ، تعارض ، تعمیم ، تولید شبه رویداد و... دست به تولید اخبار ابتکاری زده و از شیوه های تخصصی تولید خبر بهره ببرند .30. روابط عمومی باید بیش از پیش به اهمیت رسالت خطیر رسانه ها آگاه بوده و در ایجاد حسن رابطه با آنها کوشا باشد. 31. روابط عمومی موفق ، نویسنده ای است که از هر رویدادی ( event) چندین خبر بسازد.32. هرچه شناخت روابط عمومی از خبر بیشتر و از نیازها و حساسیتهای مخاطب اگاه تر باشند توفیق بیشتری در تهیه و نگارش متن خبر به دست خواهند آورد . 33.نگاه به اخبار چاپ شده در نشریات عامل مهمی در شناسایی و ارزیابی روند ارتباط با رسانه ها است.34. روابط عمومی ا درک صحیح از کار رسانه ای و محدودیتها و مشکلات اقتصادی و اجتماعی جامعه باید در قبال خدماتی که از رسانه ها دریافت می کنند ، درصدد حل بخشی از مشکلات آنها برآیند. 35.. همزمان با ارسال خبر به رسانه ها یادآور شوید که کار شما تبلیغات تجاری نیست و هر زمان که تشخیص دادند که بعضی از اخبار جنبه تبلیغی و تجاری دارد ، از درج آن خودداری نمایند. 36.به رسانه ها اطمینان دهید که هر مطلبی که توسط شما برای آنها فرستاده می شود ، از روی کمال دقت و صحت تنظیم شده و هرگاه نیاز به جزییات و تفضیلات بیشتری داشتند ، خواسته آنان را در اسرع وقت برآورده خواهد شد.37. قبل ازارسال مطلب خود به رسانه هاآن را یکبار دیگر مرور کرده و آن را درکوتاهترین و روان ترین شکل تهیه کنید . 38. روابط عمومی ها باید ویژگیهای خبر را شناخته وتوانایی تشخیص رویداد خبری را از غیر خبری داشته باشد. . 39. روابط عمومی و رسانه محورهای اصلی اطلاع رسانی هستند ، اگر اطلاع رسانی این دونهاد در جامعه شفاف و گویا و کامل نباشد طبیعی است که مخاطبان به سوی رسانه های غیر رسمی خواهند رفت که این امر سبب سلب اعتماد افکار عمومی خواهد شد. 40. در هنگام برگزاری گردهمایی ها و همایشها و ... اختصاص چند خط تلفن و فاکس برای خبرنگاران جهت تسهیل ارتباط الزامی است. همچنین در پایان مراسم نظرسنجی از مدعوین می تواند به شناخت نقاط ضعف و قوت برنامه کمک نماید.

هنر در روابط عمومی

یکی از مهمترین و سخت ترین دل مشغولیهای هر سیستم و هر سازمانی حرکت برای اهداف تعیین شده و تحقق رسالتهایی است که برای آن پیش بینی کرده و تعیین راهکارها برای آینده موفق در سازمان می باشد.
برای این منظور انگیزه فردی و جمعی برای رسیدن به آن امری غیر قابل تردید است.ایجاد انگیزه در بین مخاطبان درون سازمانی یکی از مهمترین دستاوردهای روابط عمومی است .
برای تعامل بهتر نیاز به ارتباط است و برای برقراری ارتباط انگیزه لازم است . پس روابط عمومی نقشی تعیین کننده برای رسیدن به اهداف سازمانی را ایفا می کند علم و هنری که چنانچه بر آن احاطه کامل نداشته باشیم بار منفی آن چشمگیر و نارضایتی و تزلزل و عدم اطمینان به آینده در کوتاهترین زمان ممکن منجر به شکست سازمانی می شود.
همدلی سازمانی و افزایش انگیزه در کارکنان به منظور غلبه بر بحرانهای ایجاد شده ، با در اختیار گرفتن چرخ ارتباطات موجب آرامش و تسهیل سازش با محیط شده و نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل و با شفاف سازی می توان امید به آینده را جلوه گر کرده و این تجلی امید هنری است که فقط باید در روابط عمومی جستجو کرد و همواره روابط عمومی به عنوان ابزاری کارآمد باید به آن توجه داشته باشد.
یکی از راهکارهایی که می تواند موجب همدلی سازمانی شود ، ارزش نهادن به پیشکسوتان و همکاران با تجربه قدیمی است ، زیرا با بزرگ کردن آنها خود را بزرگ و پویا کرده و همکاران جوان احساس خواهند کرد در سالهای بعد می توانند در یک سازمان فعال جای قدیمی ها را پر کرده و در آرزوی آنکه آنها هم روزی به عنوان همکاران با تجربه یاد خواهند شد، امید به آینده را سرلوحه کار خود قرار خواهند داد . همانند یک خانواده کوچک که فرزند با تبعیت از پدر و الگو قراردادن او موجب حفظ و انسجام نهاد خانواده می شود و نشاط و زندگی را می توانیم در این جامعه کوچک مشاهده کنیم. بالعکس زمانیکه فرزند برای تجربه پدر ارزشی قائل نباشد ، زنجیره های خانواده گسسته شده و هرج و مرج جایگزین و پایه خانواده از هم پاشیده می شود.
پروین اعتصامی شاعره نامدار و شیرین سخن چه خوش گفته است :
لاله ای با نرگس پژمرده گفت بین که ما رخساره چون افروختیم
گفت ما نیز آن متاع بی بدل شب خریدیم و سحر بفروختیم
آسمان روزی بیاموزد تو را نکته هایی را که ما آموختیم
خرمی کردیم وقت خرمی چون زمان سوختن شد سوختیم
تا سفر کردیم بر ملک وجود توشه پژمردگی اندوختیم
درزی ایام زان ره می شکافت آنچه را زین راه ، ما می دوختیم

آیا به راستی باید تجربه و اندوخته دیگران را به سادگی و به سرعت فراموش کنیم ؟ و خانه ای را که سالها پابرجا مانده ، خراب و از نو بنا کنیم ؟ یا می توانیم با کمی اغماض و با شهامت از صاحبنظران نه به نام بلکه عملکرد آنها را فرا گرفته و دنباله رو تجربه آنها باشیم ، عوامل شکست آنها را تجزیه و تحلیل کرده و عوامل پیروزی آنها را سرلوحه کار خود قرار داده ، قوت و توسعه بخشیم . وجود آنها را غنیمت شمرده و برای آنکه فردا جوانان نیز از ما سرمشق گرفته و یاد کنند ، ارزش و منزلت بزرگترها و پیشکسوتان را حفظ کنیم که خود بزرگترین عامل پیوند سازمانی و ایجاد انگیزه است .
چرا هر کس فکر می کند همه چیز را درباره روابط عمومی می داند و یا اینکه فکر می کند توانایی آن را دارد که آنرا هدایت کند .روابط عمومی علم گسترده ای است که ابتدا و انتهای آن طولانی است بنابراین هر کس که در گوشه ایی از آن قرار می گیرد احساس می کند از روابط عمومی سررشته و آشنایی کافی دارد . باید گفت روابط عمومی فقط برای روابط عمومی است . هر کس مقصود و منظور خود را می داند ولی به عنوان کارشناس دارای تجربه و تخصص در روابط عمومی می باشد و به عبارت بهتر کسی که در روابط عمومی کار می کند باید فن روابط عمومی را بداند.
آنچه یک کارشناس روابط عمومی باید بداند ، وقتی از علم روابط عمومی سخن گفته می شود ، چگونگی ارتباطات عنوان می شود و مسائل روابط عمومی را بیان کرده و به زبان می آوریم ، ممکن است هر فرد، مسئول یا مدیری مدعی باشد که آنرا می شناسد و آنچه را که گفته شد بیشتر از دیگران آگاهی داشته و خود را به عنوان صاحبنظر موجه می داند و از هر نظر خود را عالم به علم روابط عمومی می شناسد .
در چنین موقعیتهایی کارشناس روابط عمومی نباید موضوعی را که یادآوری می کند روی آن مسئله تکیه کرد و پا فشاری کند به ویژه در زمانیکه به عنوان کارشناس در روابط عمومی مشغول کار هستیم قطعا نتیجه عکس می دهد زیرا در سازمانهای ما افراد بسیاری هستند که در جایگاههای بالاتر اداری بوده و دارای نفوذ می باشند و خود را محق به اظهار نظر می دانند . باید توجه داشت کسانی به علم روابط عمومی اگاهی دارند که این علم را آموخته باشند و تحصیلات آنها در همین زمینه باشد و در آن تجربه کسب کرده باشند.
متاسفانه در هر تحول و دگرگونی در جامعه یکی از اولین قربانیان روابط عمومی است و پس از تغییر مدیریت روابط عمومی نیز تغییر کرده و کسانی سررشته کار را در دست می گیرند که کمتر اطلاعی از روابط عمومی دارند . مدیریت جدید در سازمانها که تمایل وافری دارند روابط عمومی به صورت چشم و گوش بسته تحت نظارت کامل آنها باشد و نقطه نظرات و ایده های آنها را موبه مو اجرا کند از انتخاب خود در بدو امر بسیار راضی هستند و بدون توجه به عواقب اینگونه انتخابها و با توجه به اینکه در کوتاه مدت به نظر می رسد همه چیز بر وفق مراد است غافل از آنکه بدلیل همین آشنایی و نزدیکی مدیر روابط عمومی با بالاترین مقام سازمان هیچکس شهامت بازگو کردن مشکلات ، چالشهای ایجاد شده و بیان نقاط ضعف و قوت را ندارد و از فعالیتهای اشتباه مدیران به ویژه در روابط عمومی به عنوان فعالیتهای ویژه و برجسته نام بوده و با عنوان کردن آنکه هنر مرد مداری را گسترش داده اند آنرا بزرگ می کنند.
این نوع برخوردها تا زمانیکه سازمان و یا هر سیستمی با چالش جدی یا بحران مواجه نشود، پاسخگو است بدون آنکه عواقب آن را در نظر بگیرند . نیاز مالی ، ترس از تغییر و نگرانی از تنبیه و اخراج و مواخذه موجب عقب نشینی افراد و تملق و چاپلوسی می شود که برای هر سازمانی بسیار خطرناک است .در حالیکه روابط عمومی علمی و متخصص روابط عمومی می تواند نسبت به شفاف سازی و جلوگیری از این نوع برخوردها موفق عمل کند .
در غیر این صورت مدیریت از درک عقب ماندگی و دور شدن از اجتماع مخاطب خود عاجز است .
باید دانست مدیریت بر روابط عمومی هر سازمانی تحت تاثیر ساختار و فرهنگ آن سازمان و مخاطبین آن است . فعالیت در یک محیط تجاری کاربرد خود را دارد و طیف خاصی از مهارتها در آن کارایی دارد .
یک سازمان خیریه ، یک سازمان خدماتی، تولیدی هر یک روابط عمومی خاص خود را می طلبد و نمی توان کارکردهای آن را با یکدیگر مقایسه کرد.
استفاده از فعالیتهای برنامه ریزی شده روابط عمومی موجب پویایی و نشاط سازمانی شده و انگیزه های فردی و جمعی و همکاری و همدلی سیستم را افزایش می دهد.
اشاره کنیم که جوانان امروز آرزو دارند در ابتدای راه بیشترین مطالب را که دارای معنی و مفهوم کاربردی باشد آموزش دیده و فرا گیرند و آن را به صورت واقعی و شفاف درک کنند و در مسیر اصولی و صحیح حرکت نمایند .
ما می توانیم با ارتباط بهتر بین پیشکسوتان و جوانان ، کسانیکه این راه را طی کرده اند ، بستری فراهم کنیم تا تجربه قدیمیها در کنار توان و قدرت جوانان قرار گیرد. ایجاد بستر مناسب و ارتباط بین نسل قدیم و جدید موجب نشاط و پویایی در هر سازمانی خواهد شد و این هنر روابط عمومی است . زمانیکه قدیمیها بدون توجه کنار می روند هیچ انگیزه ای برای انتقال تجربه خود ندارند و جوانان که نمی دانند از کجا باید حرکت را ادامه داده یا آغاز کنند ، بار دیگر به نقطه صفر بازگشته و زمان را از دست می دهند . این خلا موجب می شود همیشه نوعی تاخیر و عقب ماندگی را نسبت به سایر جوامع شاهد باشیم.
هنر مردمداری ، تخصص روابط عمومی علم پیچیده ای است که باید از متخصص آن بهره گرفت و گرنه معماری که آجری را کج بنا نهد تا ثریا کج خواهد رفت .
بقول مولانا : حاصل عمرم سه سخن بیش نیست خام بودم پخته شدم سوختم